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12.2 Verwendung der Gruppenpraxislösung

Dieses Kapitel erklärt wie genau TheraPsy Group funktioniert und welche Details bei der Verwendung zu beachten sind.

12.2.1 Rollen und Zugriffsrechte

Es gibt verschiedene Rollen in der TheraPsy Gruppenpraxislösung, welche unterschiedlichen Funktionen dienen.

  • Gruppenadministrator: Der Gruppenadministrator hat uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Daten der ganzen Gruppe, kann sämtliche Einstellungen verändern und kann sämtliche Funktionen verwenden.
  • Gruppen-Mitglied: Ein normales Gruppenmitglied hat nur Zugriff auf jene Daten, welche das Mitglied selbst erstellt hat, oder dem Mitglied von einem anderen Mitglied der Gruppe freigegeben wurde.
  • Sekretariatspersonal: Das Sekretariatspersonal hat Zugriff auf die Stammdaten sämtlicher Profile und Finanzdaten. Dieser Account hat die Möglichkeit neue Profile aber nicht neue Sessions zu Profilen hinzuzufügen. Ebenso sieht dieser Account keine Protokolle von existierenden Sessions, kann allerdings die Meta-Daten (Datum, Preis, …) dieser Session ändern.

Standardmäßig werden alle Accounts als „Gruppen-Mitglieder“ hinzugefügt. Um einen Account zu einem Administrator oder Sekretariatspersonal zu ändern, bitten wir eine entsprechende Anfrage an kontakt@therapsy.at zu senden.

12.2.2 Datensystem und Daten-Freigabe

Die TheraPsy Gruppenpraxislösung verwendet eine zentrale Datenbank auf welche von mehreren Geräten und Accounts aus zugegriffen werden kann. In dieser Datenbank sind sämtliche Daten, welche TheraPsy speichert, hinterlegt.

Wenn ein Nutzer oder eine Nutzerin einer Gruppe ein Profil (oder einen anderen teilbaren Datensatz) in TheraPsy erstellt, ist dieses zunächst nur für Gruppenadministratoren, Sekretariats-Accounts und sich selbst sichtbar. Ein erstelltes Profil kann dann für andere Gruppen-Mitglieder freigegeben werden. Ein Profil gibt man frei, indem man in der Profilliste per Rechtsklick das Kontextmenu öffnet, und „Datenfreigabe“ auswählt. Es wird eine Übersicht aller in der Datenbank hinterlegter Accounts präsentiert, wobei man entweder einen oder mehrere dieser Nutzer auswählt, oder auf „alle“ klickt. Eine Freigabe an „Alle“ Nutzer gibt die Daten auch für noch nicht existierende Gruppen-Mitglieder frei. Demnach besteht ein Unterschied, ob man alle Gruppen-Mitglieder in der Liste auswählt, oder auf „Alle“ klickt.

Das Freigeben von Daten kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

12.2.3 Finanzen & Referenznummern

Die Finanzfunktionen von TheraPsy funktionieren in der Gruppenpraxislösung genau gleich wie in der Einzelverwendung. Es gibt ein paar Details welche zu beachten sind.

  1. Referenznummern: Damit immer sichergestellt ist, dass einzigartige Referenznummern verteilt werden, wird die Referenznummer in der Gruppenpraxislösung immer mit der Identifikationsnummer des angemeldeten Accounts erweitert. Somit kann immer zurückverfolgt werden, welcher Nutzer welche Transaktion erstellt hat.
  2. Statistiken: Die angezeigten Statistiken (aktueller Umsatz, Gewinn, nicht-verrechnete Umsätze, etc. ) hängen davon ab, welche Zugriffsrechte der angemeldete Account hat, bzw. welche Daten dem angemeldeten Account freigegeben wurden.

12.2.4 Backups & Mehr

Backups der Datenbank zu machen geht auf zwei Arten, wobei die zweite für Gruppenpraxen empfohlen wird, bis die erste Methode explizit daran angepasst wurde.

  1. TheraPsy Backup-Funktion: Die TheraPsy Backup-funktion ist momentan nur auf einzelne TheraPsy Nutzer ausgelegt. Wenn die Backup-Erstellen Funktion ausgeführt wird, werden sämtliche Daten gesichert, welche dem aktiven Gruppen-Mitglied sichtbar sind. Dementsprechend können im Allgemeinen nur Gruppen-Administratoren volle Backups der Daten mit dieser Funktion machen.
  2. „Manuelles Backup“: Eine weitere Möglichkeit ist es, den Ordner der zentralen TheraPsy-Datenbank auf dem zentralen Server kurzerhand zu sichern und auf den bevorzugten Sicherungsmedien zu speichern. Bei größeren Institutionen (zB. Universitäten) mit professionellen Server-Anlagen passiert dies in vielen Fällen automatisch täglich, was das manuelle Sichern der zentralen Datenbank überflüssig macht.

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