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4.1 Transaktion / Rechnung erstellen

Schritte zur Transaktion

Schritt 1: Um eine Transaktion aus Sessions zu erstellen, muss links zuerst das betroffene Profil, und dann die zu verrechnenden Sessions ausgewählt werden. Zum Auswählen mehrerer Profile, halten Sie die ⌘-Taste gedrückt
Schritt 2: Nach einer Überprüfung der Auswahl kann zu Schritt 3 fortgeschritten werden.
Schritt 3: Jetzt wird ausgewählt, ob eine Rechung erstellt werden soll und wer diese später erhält. Bei der Auswahl „KlientIn“ werden Kontaktdaten angezeigt. Bei der Auswahl „Finanzamt“ werden die Kontaktdaten der Person geschwärzt/anonymisiert, sodass die Rechnung weitergeleitet werden kann.

Eine Transaktion wird immer erstellt! Rechnungen können auch später immer wieder unter „Finanzen“ generiert werden. Generierte Rechnungen werden zu den Transaktionen gespeichert. Eine bereits erstellte Rechnung kann ohne Probleme in den Finanzen gelöscht werden (siehe 5.2 Einnahmen/Ausgaben).

Einstellungs- / Konfigurationmöglichkeiten

Wie bereits erwähnt können drei Aspekte konfiguriert werden.
“Nur Transaktion erstellen”: Wenn aktiv, erstellt TheraPsy keine Rechnung sondern nur die Transaktion. Die Rechnung kann später immer unter “Finanzen” neu generiert werden.
“Empfänger”: Wenn “Klient” aktiv ist, wird die Rechnung nicht anonymisiert. Bei “Finanzamt” wird die Rechnung anonymisiert (Adressen geschwärzt und der Code-Name wird verwendet). Bei “Beides” werden zeitgleich zwei Rechnungen erstellt und geöffnet, sodass beide gleichzeitig ausgedruckt werden können.
“Bezahlt?”: Hier kann direkt beim Erstellen der Transaktion festgelegt werden, ob eine Transaktion bereits bezahlt wurde oder nicht. Wenn ein Online Registrierkassenkonto in TheraPsy verknüpft wurde und die Option “Jetzt Bar bezahlt” ausgewählt ist, wird direkt ein Zahlungsbeleg erstellt.


Weitere Informationen:
Wenn eine Session ausgewählt wurde, welche bereits verrechnet oder die von den Finanzen ausgenommen wurde, kann keine Transaktion erstellt werden (Eine entsprechende Nachricht weißt darauf hin). Um eine Session neu zu verrechnen, muss die bereits erstellt Transaktion storniert werden, wonach die Session wieder freigegeben wird um erneut verbucht zu werden. Dies stellt einen lückenlosen Referenznummernverlauf sicher.

Bereits verrechnete oder von den Finanzen ausgenommene Sessions haben ein kleines Häkchen (✔) neben dem Namen.


Die Rechnungsvorlage kann den eigenen Wünschen entsprechend angepasst werden. Einem Profil kann eine Vorlage so zugewiesen werden, dass bei jeder Transaktion dieses Profils genau diese Vorlage verwendet wird. (Siehe 6.3 Eigene Vorlagen bzw. 2.4 Profil ansehen)

Referenznummern

TheraPsy kümmert sich automatisch um eine lückenlose Verteilung von Referenznummern. Standardmäßig haben diese die Struktur E20XXX, wobei “E” für “Einnahme” (“A” für Ausgabe), “20” für das aktuelle Jahr 2020 und XXX als fortlaufende Nummer. Die fortlaufende Nummer startet standardmäßig bei 1.

Wie man eigene Referenznummernschemata definiert, steht hier beschrieben.

Wenn in einem Jahr noch keine Transaktionen erstellt wurden, kann ein Referenznummernstartwert definiert werden. TheraPsy fragt bei der ersten Transaktion des entsprechenden Jahres nach, ob bei 1 begonnen werden soll oder bei einer anderen Zahl. Diese Einstellung kann nur geändert werden, solange es sich um die erste Transaktion handelt!

Wenn man bei der Frage “Ja” wählt, öffnet sich ein Eingabefenster, wo man eine Zahl eintragen muss. Wenn man hier z.B. “150” eingibt, wird die erste Referenznummer mit der Zahl 151 verteilt. Diese Einstellung ist im Nachhinein aktuell nicht mehr änderbar.

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