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5.2 Einnahmen / Ausgaben

Die Einnahmen / Ausgaben – Tabellen sind dazu da, alle Transaktionen im Detail anzuzeigen. Es können sämtliche Daten bearbeitet und angesehen werden. (Aufzählung folgt):

  • Tabelle sortieren: Mittels eines Klicks auf die jeweilige Überschrift (Herkunft, Betrag, …) kann die Tabelle nach dem jeweiligen Parameter abwechseln auf und absteigend sortiert werden.
  • Suchen: Jede Transaktion kann nach dem Namen der Personen und der Referenznummer gesucht werden.
  • Daten ansehen: Beim Klicken auf eines der Elemente wird diese wird sofort in die Detail-Ansicht unten geladen.
  • Daten bearbeiten: Der Button „Edit“ erlaubt eine Manipulation aller Daten (abgesehen der Referenz-Nr.)
  • Daten bearbeiten: Änderungen im unteren Bereich werden sofort übernommen. 
  • Notizblock öffnen:  Öffnet die Notiz zu jeder Transaktion, welche nach freiem Belieben verwendet werden kann.
  • Notizblock:  Zu jeder Transaktion, können hier nach Belieben Anmerkungen gemacht werden.
  • Beleg hinzufügen: Wenn zu einer Transaktion ein externer Beleg existiert, kann dieser hinzugefügt werden. Hinzugefügte Belege werden in dem Softwareverzeichnis auf Ihrem Computer verschlüsselt gespeichert. Danach lassen sich zu dieser Transaktion keine Rechnungen mehr generieren.
  • Beleg löschen: Wenn zu einer Transaktion ein Beleg hinzugefügt worden ist, so kann dieser mit dem Button “Beleg löschen” entfernt werden. Danach lassen sich zu dieser Transaktion wieder Rechnungen generieren.


Transaktion stornieren

Wenn eine Transaktion storniert werden soll, hilft dabei dieser Button. Das Stornieren einer Transaktion bewirkt, dass eine „umgedrehte“ Version der Originaltransaktion hinzugefügt wird. So bleibt die Reihenfolge der Referenznummern immer lückenfrei. Das Stornieren gibt die jeweiligen Sessions wieder für neue Transaktionen frei. Aus einer stornierten Einnahme wird eine Minus-Einnahme generiert, welche den Wert der Einnahme aufhebt. Dementsprechend findet man die Stornotransaktion in der selben Liste.
Eine Transaktion kann nur ein Mal storniert werden. In den Notizen wird ein Eintrag hinzugefügt, wann und mit welcher Transaktion die zu stornierende Transaktion storniert wurde.

Rechnungen löschen

Wenn eine Rechnung gelöscht werden soll, kann das in der Detail-Ansicht gemacht werden. Einfach die in Frage kommende Transaktion auswählen und rechts unten auf “Rechnung löschen” klicken. Es wird NICHT die Transaktion gelöscht, sondern nur das Rechnungsdokument!

Unterschiedliche Statuse von Transaktionen: Transaktionen können sich grundsätzlich in unterschiedlichen Statuse befinden. Folgende können dabei vorkommen:

  • Nicht bezahlt: Eine nicht bezahlte Transaktion. Das “Rufzeichen” Symbol in der Finanztabelle kennzeichnet  zusätzlich Transaktionen, welche die Zahlungsfrist überschritten haben.
  • Bezahlt am Datum: Transaktion welche am angegebenen Datum bezahlt wurde. Wird durch das “Häckchen” Symbol in der Finanztabelle gekennzeichnet.
  • Storniert am Datum: Wurde am angegebenen Datum storniert. In den Notizen kann nachgelesen werden, welche Transaktion die Stornotransaktion ist.
  • Erstellt am Datum: Eine Stornotransaktion wurde am angegebenen Datum erstellt. In den Notizen dieser Transaktion steht welche Transaktion damit storniert wurde.

Rechnung neu generieren: Aus jeder Einnahmen-Transaktion und aus Storno-Ausgabentransaktionen können immer wieder Rechnungen generiert werden. Dazu befindet sich rechts unten unter “Einnahmen” ein “Rechnung erstellen” Knopf. Darüber kann noch spezifiziert werden ob die Rechnung anonymisiert werden sollte, oder nicht.

Kontext Menu

Das Kontext-Menu erscheint, wenn man mit Rechtsklick auf eine Transaktion in der Liste klickt. Dort werden ein paar Funktionen angeboten, welche nicht oft verwendet und deshalb mit Absicht ein wenig aus dem Fokus gerückt werden.
Aktuell gibt es folgende Funktionen im Kontext Menu:

Rechnungen per Email versenden

TheraPsy kann Rechnungen per Email an die Profile versenden. Dazu einfach in der Einnahmenliste eine Session-Transaktion mit Rechtsklick auswählen, und “Rechnung verschicken (E-Mail)” auswählen. Nach wenigen Sekunden kommt entweder eine Bestätigung, dass die Email erfolgreich versendet wurde, oder eine Nachricht, dass ein Fehler auftrat.

Es ist zu beachten, dass nur Session-Transaktionen als Email versendet werden können.

Rechnungen und Belege per Email versenden

Transaktion rückgängig machen

Diese Funktion erlaubt es, versehentlich hinzugefügte Transaktionen rückgängig zu machen. Dies ist allerdings nur unter folgenden Bedingungen möglich: Die Transaktion:

  • muss die letzt erstellte sein
  • muss während der aktuellen TheraPsy Sitzung erstellt worden sein
  • darf nicht als “bezahlt” markiert sein
  • darf nicht per Registrierkasse verrechnet sein
  • darf nicht storniert sein
  • darf keine Stornorechnung sein

Andersrum formuliert, kann eine Transaktion nur dann rückgängig gemacht werden, wenn Sie die zuletzt hinzugefügte ist, nicht als bezahlt markiert, nicht per Registrierkasse verbucht und alles außer eine Storno Rechnung ist.

Wenn eine Transaktion rückgängig gemacht wird, wird die Transaktion und sämtliche Rechnungen entfernt und die Referenznummer wieder freigegeben. Wenn es sich um eine Session-Transaktion handelt, werden die entsprechenden Sessions wie beim Stornieren wieder freigegeben.

Transaktionstypen

TheraPsy unterstützt eine Vielzahl an Transaktionstypen (oder “Konten”) für Transaktionen. Da man aber nicht die vielen hundert offiziellen Kategorien in die Benutzeroberfläche geben kann, wurde eine Sub-Gruppe an oft verwendeten Transaktionstypen ausgewählt.

Wenn diese Gruppe nicht genügt, können in den Einstellungen Transaktionstypen hinzugefügt werden. Siehe 9. Einstellungen

Transaktionstypen teilen eine Transaktion einem gewissen Konto zu. Diese Zuteilung ist aus steuerlichen Gründen wichtig und notwendig. Bei Unklarheiten und Fragen kontaktieren Sie bitte einen Steuerberater.

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