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8 Kalender

Der TheraPsy Kalender erlaubt das Planen der Zukunft direkt in TheraPsy. Viele unterschiedliche Funktionen integrieren direkt in andere Bereiche von TheraPsy um den Arbeitsablauf noch weiter zu vereinfachen.

Dieser Artikel erklärt sämtliche Funktionen des Kalenders. Direkt hier wird das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Ereignissen erklärt. Im nächsten Artikel werden einige Eigenheiten für Gruppenpraxen genauer erläutert.

Aktuell bietet die macOS Version leider keinen Kalender!

8.1 Kalender – Übersicht

Der Kalender zeigt immer das oben eingestellte Monat / den oben angezeigten Monat an. In der Mitte im oberen Bild kann die Monatsauswahl gesehen werden. Mit den Pfeilen “<” und “>” kann um jeweils ein Monat nach vorne bzw. hinten gewechselt werden. Rechts daneben befindet sich der “Heute” Knopf, welcher den Kalender wieder auf das aktuelle Datum einstellt.

Darunter ist der eigentliche Kalender zu sehen. Eine Reihe stellt dabei jeweils eine Kalenderwoche dar. Im linken oberen Eck jedes Tages kann das aktuelle Datum gesehen werden.

Der aktuelle Tag (“Heutige Tag”) hat immer einen blauen Balken über dem Tag.

8.2 Termine verwalten

8.2.1 Termine hinzufügen

Abb. 8.1: Neuer Termin hinzufügen
Abb. 8.2: Tagesübersicht

Durch einen Klick auf einen Tag öffnet sich ein Popup-Fenster (Bild oben links, Abb. 8.1). Die “Neuer Termin” Ansicht öffnet sich nur direkt dann, wenn der angeklickte Tag noch keine Termine hat. Ansonsten werden die aktuellen Termine des angeklickten Tags mit etwas mehr Detail in einer Tagesübersicht gezeigt (Bild oben rechts, Abb. 8.2). In der Tagesübersicht wird durch einen Klick auf “+ Neuer Termin” die linke Ansicht geöffnet.

Beim Hinzufügen eines neuen Termins gibt es verschiedene Daten, welche man eingeben kann:

  1. Name des Termins: Eine textuelle Bezeichnung des Termins
  2. Uhrzeiten (Start & Ende): Wann der Termin startet und wann er endet.
  3. Termin mit Profil?: Wenn es sich um eine Session handelt, welche vorher als Termin ausgemacht wurde, kann man hier einen Haken setzen. Es öffnet sich eine Auswahlliste, wo man das entsprechende Profil wählen kann, welches zu diesem Termin erscheinen sollte.
  4. Raum: Sollten in einer Praxis mehrere Räume verwaltet werden, kann der Raum hier ausgewählt werden. Der gewählte Raum wird in der Tagesübersicht rechts in Eckigen Klammern dargestellt.
  5. Termin mit Gruppenmitgliedern teilen?: Diese Option ist nur sichtbar, wenn die TheraPsy Gruppenpraxislösung in Betrieb ist. Wenn hier ein Haken gesetzt wird, wird der Termin anderen Mitgliedern der Gruppe sichtbar gemacht. Andernfalls bleibt der Termin “privat”.

Die Schaltfläche “Speichern” fügt den Termin hinzu. Wenn man auf “Details” klickt, kommt man in die Detail-Ansicht, welche erweiterte Funktionen anbietet:

Termin Detail-Ansicht

Links kann man ähnlich wie im Popup die meisten Daten des Termins definieren. Rechts befindet sich noch ein großes “Detail-Feld”, wo textuelle Informationen, Erinnerungen oder Ähnliches notiert werden können. Wenn man diese Ansicht durch das Hinzufügen eines Termins erreicht hat, ist der Termin hier noch nicht gespeichert. Das Speichern erfolgt erst, wenn auf “Speichern / Ok” geklickt wird. Anschließend schließt sich die Detail-Ansicht, und man kommt in den normalen Kalender zurück.

8.2.2 Termine bearbeiten

Wenn ein bereits existierender Termin bearbeitet werden soll, kann dies über zwei Wege geschehen.

1. Direkt im Kalender:

Durch einen Rechts-Klick auf den entsprechenden Termin öffnet sich ein Kontext-Menu. Ein Klick auf “Bearbeiten” öffnet die Detail-Ansicht des Termins

2. Über die Tagesübersicht:

Wenn man den Tag mit einem Links-Klick (normaler Klick) anklickt, öffnet sich daneben die Tagesübersicht. Hier werden die einzelnen Termine im Detail präsentiert. Übrigens: Termine, welche mit einem Profil stattfinden, haben in dieser Ansicht den Profil-Avatar als Icon. Ein Klick auf den zu bearbeitenden Termin öffnet die Detail-Ansicht des Termins

In der Detail-Ansicht kann man ähnlich wie beim Hinzufügen von Terminen diesen jetzt bearbeiten. Ein Klick auf “Speichern / Ok” schließt die Detail-Ansicht und speichert die Änderungen.

8.2.3 Termin löschen

Wenn ein Termin gelöscht werden soll, kann dies über zwei Wege erfolgen:

  1. Direkt im Kalender: Ähnlich wie beim Bearbeiten von Terminen, kann anstatt “Bearbeiten” “Löschen” ausgewählt werden. Der Termin wird dann gelöscht.
  2. Über die Tages-Übersicht. Ebenfalls ähnlich wie beim Bearbeiten von Terminen, kann die Detail-Ansicht aufgerufen werden. Rechts unten in der Detail-Ansicht befindet sich neben dem “Speichern / Ok” Knopf ein “Löschen” Knopf, welcher den Termin löscht.

8.2 Google Kalender & Feiertage

Der TheraPsy Kalender zeigt automatisch sämtliche Feiertage an. Um Feiertage anzuzeigen, muss kein Google-Account mit TheraPsy verknüpft werden. Diese Option kann in den Einstellungen unter “Allgemein” deaktiviert werden.

8.3.1 Google Kalender Funktionen

Wenn gewünscht, kann ein Google-Account mit TheraPsy verknüpft werden. Es werden dann alle Termine des Google-Accounts auch in TheraPsy angezeigt. Umgekehrt werden Termine, welche in TheraPsy erstellt werden auch auf den Google-Kalender hochgeladen, sodass diese z.B. auf dem Smartphone abrufbereit sind. Wichtig: Folgende Daten werden dazu an den Google-Kalender (und damit an Google) gesendet:

  1. Name des Termins: Der aktuelle Name des Termins wird hochgeladen. Bei Profil-Terminen wird standardmäßig nur der Code-Name des Profils verwendet. Nutzer sind darüber hinaus selbst dafür verantwortlich welche Daten in die Termin-Namen eingegeben werden.
  2. Start & Ende (Uhrzeiten) des Termins

Wenn ein Termin in TheraPsy gelöscht wird, welcher auch auf dem Google-Kalender vorhanden ist, wird dieser auch auf dem Google Kalender gelöscht.

8.3 Termine via Email versenden

Sollte eine Terminübersicht per Email versendet werden, kann man das mit der Schaltfläche rechts oben (“E-Mail”) erledigen. Ein Klick öffnet das im obigen Bild angezeigte Popup, wo gewisse Konfigurationen vorgenommen werden können. Den Zeitbereich kann man mit Hilfe der Auswahlbox definieren, wobei es vier Optionen gibt:

  1. Aktuelle Woche
  2. Nächste Woche
  3. Aktueller Monat
  4. Per Datum

Bei “Per Datum” werden unter der Auswahlbox noch Möglichkeiten angezeigt zwei Tage zu wählen, zwischen denen sämtliche Termine versendet wirden.

Die Option “Terminlose Tage einfügen” lässt einstellen, ob unter den Terminen in der Email eine Zusammenfassung jener Tage eingefügt werden sollte, welche keine Termine geplant haben. Mit einer solchen Übersicht ist es einfacher schnell herauszufinden ob ein Tag frei ist oder nicht.

Die Option “Profilevents anonymisieren” lässt einstellen, ob Profil-Termine mit dem korrekten Titel eingefügt werden sollten oder nicht. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird bei allen Profil-Terminen eingefügt “Session mit Profil”.

Wichtig: Die Email wird nicht sofort versendet! Es wird lediglich das Standard-Email-Programm mit vorausgefüllten Texten geöffnet. Weitere Information: Der Mail10 Client kann diese Art von Emails aktuell leider nicht versenden – Nur anzeigen. Outlook kann das schon. Sollte das Email-Programm keine Option zum Senden der Email anzeigen, kann der Text einfach kopiert werden (Auswählen -> Strg + C) und in eine neue Email kopiert werden (Strg + V).

Eine generierte Email sieht ca. so aus:

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