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9 Einstellungen

Uns war es immer wichtig, dass TheraPsy den Nutzern funktionell und visuell gefällt! Deshalb haben wir sehr viel Mühe in das Design der Software investiert. Dieses Design ist hier zusammen mit manchen anderen Parametern einstellbar.

Die Einstellungen können in der Menüleiste geöffnet werden

9.1 Meine Daten

Hier kann der Namen, die Adresse etc. aktualisiert werden. Diese Felder können auch leer bleiben, sind dann aber auch nicht für Exporte etc. verfügbar. Diese Daten liegen (so wie alle anderen Daten) nur lokal auf dem Computer!

9.2 Allgemein

Diese Kategorie ist dazu da diese Software visuell an Vorlieben anzupassen. Es kann zwischen zwei Themen (Hell und Dunkel) hin und her geschaltet und zwischen 12 Akzentfarben ausgewählt werden. Ebenso ist die Schriftgröße variabel.

  • Aktive Klienten oben anordnen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden aktive Profile oben und inaktive Profile unten angeordnet.
  • Inaktive Klienten anzeigen: hier kann das Anzeigen von inaktiven Profilen überhaupt ganz ausgeschaltet werden.
  • Aktive Klienten oben anordnen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden aktive Profile oben und inaktive Profile unten in den Profillisten angeordnet.
  • Inaktive Klienten anzeigen: hier kann das Anzeigen von inaktiven Profilen in der Profilliste überhaupt ganz ausgeschaltet werden.
  • Uhrzeitoption anzeigen: Im “Session hinzufügen” Fenster wird entsprechend der Einstellung die Uhrzeitoption angezeigt oder nicht. Die Datum Option wird immer angezeigt.
  • Audiofileoption anzeigen: Im “Session hinzufügen” Fenster werden entsprechend der Einstellung die Bedienelemente zum Hinzufügen von Audio Files ein oder ausgeblendet.
  • Profilziele anzeigen:  Im “Session hinzufügen” Fenster werden entsprechend der Einstellung die definierten Profilziele des Profils angezeigt, damit die Protokollierung mit den Zielen im Hinterkopf durchgeführt werden kann.
  • Echten Namen anzeigen: Anstatt dem CodeNamen wird jeweils der echte Name in TheraPsy angezeigt. (Die Exporte funktionieren nach wie vor wie gewohnt)
  • Google Kalender: Erstellt oder Löscht die Verbindung zum Google Konto. Es kann eingestellt werden ob Feiertage angezeigt werden sollen.

9.2 Sessions

Wenn der Aufbau von Sessionprotokollen geändert werden soll, befindet sich die verantwortliche Einstellung in der Kategorie „Sessions“.

Wenn eine Sessionvorlage geändert werden sollte, dann auf den Edit-Knopf in der jeweiligen Zeile der Vorlage klicken. Es öffnet sich folgende Ansicht:

Hier sind oben die zwei Protokollgruppen zu sehen (“Kurzprotokoll” und “Langprotokoll”). Der Name der Protokollgruppen kann direkt oben geändert werden. Darunter sind die Protokollfenster, der ausgewählten Protokollgruppe zu sehen. (“Thema der Stunde”, “Krisenhaftigkeit”, …). Ein Klick auf das Plus rechts oben fügt ein neues Protokollfenster hinzu.

Mit einem Klick auf den Edit-Knopf des jeweiligen Protokollfensters kommt man in dessen Editieransicht:

Im Textfeld unter “Überschrift” kann man den Titel dieses Protokollfensters anpassen. (In diesem Fall (“Thema der Stunde”). Darunter kann man den vorausgefüllten Text der Session editieren.

Unter “Erweitert” können detailliertere Einstellungen vorgenommen werden. Die zwei “Breite” Parameter funktionieren so: Die verfügbare Breite in der Sessionprotokolle wird in 12 Spalten eingeteilt. Abhängig von der Auflösung des verwendeten Bildschirms (“Größe des Bildschirms” – wage formuliert). Für große Bildschirme, wo viel Platz verfügbar ist, nimmt das Element so viele Spalten an Breite an, wie unter “Breite (Groß)” angegeben werden. Bei kleineren Bildschirmen, nimmt das Element so viele Spalten ein, wie unter “Breite (Klein)” angegeben werden. So kann man zum Beispiel einstellen, dass bei großen Bildschirmen 3 Boxen nebeneinander sind (Also Breite (Groß) = 4) und bei einem kleinen Bildschirm nur zwei Boxen nebeneinander stehen (Also Breite (Klein) = 6).

Wenn die Anzahl an Spalten eines Elements nicht mehr in die aktuelle Reihe passt, rutscht das Element in die nächste Reihe.

Protokollversionierung

Unter den Session-Vorlagen ist eine Option vorhanden um die Protokollversionierung zu aktivieren. Die Option heißt “Text – Änderungsprotokoll”. Wenn diese Funktion aktiviert ist, sind in den Protokollboxen von Sessions und in der Anamnese kleine Uhren zu sehen, welche das inspizieren von unterschiedlichen Funktionen erlauben. Mehr Information hier.

Registrierkasse

In den Einstellungen kann ein HelloCash Konto hinzugefügt werden.

Nähere Informationen unter 11. Registrierkassa.

Finanzeinstellungen

Hier können eigene Transaktionstypen definiert werden. Ein Transaktionstyp besteht in TheraPsy aus einem “Namen”, der das “Konto” bezeichnet und (optional!) aus einem BMD Code. (Siehe BMD). BMD ist ein Programm, welches sehr viele Steuerberate in Österreich verwenden. TheraPsy kann die Finanzdaten in einem Format exportieren, welches in BMD importiert werden kann. Dies kommt zum Beispiel bei Jahresabschlüssen zu Guten.

Ein Beispiel für einen eigenen Transaktionstyp wäre zum Beispiel: Name = “Therapiehund”, BMD_Code = “1234”. Wenn eine manuelle Transaktion hinzugefügt wird, können alle eigenen gemeinsam mit den Standard- Transaktionstypen ausgewählt werden.

Referenznummern anpassen

Das Anpassen der Referenznummer sollte wohl überlegt sein! In der Buchhaltung sollten immer chronologisch lückenlose Referenznummern verwendet werden. Bei Fragen stehen wir immer per Chat über www.therapsy.at oder unter kontakt@therapsy.at zur Verfügung.

Die Funktion “Referenznummern anpassen” wird erst am 25.6.2020 veröffentlich.

Mit TheraPsy können (ähnlich wie bei Rechnungsvorlagen) die Referenznummernschemata angepasst werden. Mit Codewörtern kann man selbst definieren, wie man die Referenznummern aufgebaut haben will. Die entsprechende Funktion findet man unter “Einstellungen” -> “Finanzen” -> “Referenznummernformat”

Dort sollte eine ähnliche Ansicht wie diese gefunden werden können:

Referenznummern-Einstellung

Mit Hilfe der Textbox kann man das gewünschte Format anpassen. Wenn man mit “Rechtsklick” in die Box klickt, öffnet sich ein kleines Fenster, welches alle verfügbaren Codewörter anbietet. Sobald man eines wählt, wird dieses Codewort bei der aktuellen Curserposition eingefügt.

Ansicht nach Rechtsklick in die Formateingabebox

Während man das Format anpasst, werden direkt unter der Eingabebox mögliche Fehler beschrieben. Sollten keine Fehler vorliegen und das Format somit gültig sein, generieren wir “Beispiel” Referenznummern, damit überprüft werden kann, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wurde.
Folgende Codewörter sind verfügbar:

  • {Nr}:
    Die aktuelle fortlaufende Nummer. Dieses Feld wird auf drei Stellen mit Nullen aufgefüllt.
    (z.B. “012”)
  • {NrKurz}:
    Die aktuelle fortlaufende Nummer. Dieses Feld wird NICHT auf drei Stellen aufgefüllt.
    (z.B. “12”)
  • {KreisJahr2}:
    Die letzten beiden Stellen der Jahreszahl des Referenznummernkreises dieser Transaktion.
    (z.B. “20”)
  • {KreisJahr4}:
    Die Jahreszahl des Referenznummernkreises dieser Transaktion.
    (z.B. “2020”)
  • {Datum}:
    Das Datum des Erstellens der Transaktion, formatiert mit “-“.
    (z.B. “08-06-2020” für den 08. Juni 2020)
  • {EA_?1_?2}:
    Dieses Codewort fügt den Text bei “?1” ein, wenn es sich um eine Einnahme handelt und den Text bei “?2” wenn es sich um eine Ausgabe handelt. (Achtung: “?1” und “?2” sind hier in diesem bsp. nur Platzhalter.)
    (z.B. {EA_Ei_Au} resultiert in “Ei” wenn es eine Einnahme ist und “Au” wenn es eine Ausgabe ist)
  • {Id}:
    (Nur für Gruppenpraxen relevant)
    Fügt eine eindeutige Zahl ein, welche den/die NutzerIn innerhalb der Gruppe eindeutig identifiziert.
    (z.B. “4823”)
  • Text:
    Text, welcher nicht in geschwungenen Klammern steht, wird einfach als Text übernommen.
    (z.B. “Test{Nr}” resultiert also z.B. in “Test007”)

Unter dem Format kann eine Startzahl für dieses Referenznummernformat eingegeben werden.

Wenn ein neues Format definiert wird, beginnt der Zähler wieder bei 0 bzw. bei der definierten Startzahl des Formats. Wenn ein Format eingegeben wird, welches in der Vergangenheit bereits ein Mal verwendet wurde, wird dieses wieder aktiviert.

Regeln für eigene Referenznummernformate

Referenznummern müssen chronologisch und Lückenlos erstellt werden um eine saubere Buchhaltung beizubehalten. Deshalb müssen folgende Regeln erfüllt sein:
– Jedes Format muss das Codewort “{Nr}” oder “{NrKurz}” beinhalten. Dies stellt sicher, dass immer eine fortlaufende Nummer in allen Referenznummern zu finden ist.
– Jedes Format muss das Codewort “{EA_?1_?2}” beinhalten. Dies stellt sicher, dass jede Referenznummer eindeutig zwischen Einnahmen und Ausgaben unterschieden werden kann. Des weiteren muss der Text “?1” unterschiedlich von “?2” sein. Anstelle von ?1 und ?2 dürfen nur Klein/Großbuchstaben und Zahlen verwendet werden.
– Jedes Format muss das Codewort “{Datum}”, “{KreisJahr2}” oder “{KreisJahr4}” beinhalten. Dies stellt sicher, dass in unterschiedlichen Jahren nicht die selben Referenznummern ausgeteilt werden.
– Formate dürfen keine Leerzeichen enthalten.
– Codewörter müssen “geschlossen” sein. (Geöffnete geschwungene Klammern müssen auch wieder geschlossen werden.)
– Eine neu eingegebene Startzahl für ein bestimmtes Format muss immer größer oder gleich groß wie die vorherige sein. Der Grund dafür ist, dass ansonsten relativ einfach doppelte Referenznummern verteilt werden würden. Die Startzahl kann also nicht nach unten korrigiert werden!

Im Validierungsprozess werden diese Regeln im Hintergrund überprüft. Des weiteren werden 300 Referenznummern generiert und Duplikate gesucht. Dies sollte verhindern, dass man ein Format verwenden kann, welches Duplikate erzeugt.

Gültige Beispiele für Formate:

  • {EA_E_A}{KreisJahr2}{Nr}: Dieses Format ist bisher das Standardformat für Referenznummern. Es würde z.B. “E20001” erzeugen.
  • {EA_E_A}{Id}_{KreisJahr2}{Nr}: Dieses Format ist bisher das Standardformat für Referenznummern von Gruppenpraxen. Es würde z.B. “E83_20001” erzeugen.
  • {EA_Einnahme_Ausgabe}_{Datum}_{NrKurz}: Dieses Format würde für eine Einnahme, welche am 27. Juni 2020 verbucht wurde folgende Referenznummer erzeugen: “Einnahme_27-06-2020_12”. Angenommen es handelt sich um die insgesamt 12. Einnahme.
  • {EA_E_A}{KreisJahr2}{Nr} mit Referenznummer-Startzahl 120: Dieses Format würde für die erste eine Einnahme “E20121” generieren.

Beispiele für ungültige Formate und der Grund

  • “{Datum}{EA_E_A}” & “{Datum}{Nr}”: Diese beiden Formate sind ungültig, weil die Codewörter {Nr} und {EA_?1_?2} beide vorkommen müssen.
  • “{EA_Ei!_Au!}{Nr}”: Ungültig, weil im Codewort für {EA_?1_?2} für ?1 und ?2 nur Buchstaben und Zahlen verwendet werden dürfen.
  • “{EA_E_A}_ {Nr}”: Ungültig, weil keine Leerzeichen erlaubt sind.
  • “{EA_E_A}{Nr”: Ungültig, weil die Klammer “}” nach “{Nr” fehlt.

Was passiert wenn ein eigener Transaktionstyp gelöscht wird?

Das ist nicht schlimm. Die Transaktion behält ihre Kontozuteilung. Rein der BMD Export kann nicht mehr vollständig ausgefüllt werden, da TheraPsy den BMD Code zum gelöschten Transaktionstyp nicht mehr kennt.

Wie können wir helfen?