Profile hinzufügen

Was ist ein "Profil in TheraPsy?

In TheraPsy wird für jede Klient*in ein "Profil" erstellt. Dieses Profil sammelt alle Daten zur Person, beherbergt die dokumentierten Einheiten und vieles mehr. Profile können mit der "Profil hinzufügen" Funktion hinzugefügt werden. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Profile hinzufügen
  • Schritt 1 – personenbezogene Daten eingeben
  • Weitere Informationen hinzufügen (wenn gewünscht)
  • Abrechnungs-Informationen zum Profil 
  • Avatar
  • Ändern des Rechnungsempfängers
  • "Unvollständige" Profile
  • Profil speichern

Um ein Profil hinzuzufügen, wählst du "Profil hinzufügen" links in der Navigationsliste aus.
Hier können dann alle Stammdaten eingegeben und einen Avatar ausgewählt werden. 

Wichtig: Sämtliche Daten können später bearbeitet bzw. vervollständigt werden.

Windows

Mac

Schritt 1 – personenbezogene Daten eingeben

Folgende Felder können im "Profil hinzufügen" Formular eingegeben werden:

Allgemeine Daten: Damit sind primär die Stammdaten gemeint.

• Vorname & Nachname
• Code-Name: TheraPsy verwendet an vielen Orten eine anonymisierte Version des Namens, welcher "Code-Name" genannt wird. TheraPsy hilft dabei, diesen Namen einzugeben und erstellt automatisch aus dem Vor- und Nachnamen den Code-Namen. Dieser kann aber natürlich nach eigenen Vorstellungen angepasst werden.
• Geburtsdatum
• Versicherungsnummer
  
  

Wichtig für österreichische Versicherungsnummern: Die Eingabe in diese Box wird automatisch verifiziert. Wenn TheraPsy denkt, dass die Versicherungsnummer falsch eingegeben wurde, wird diese Box rot umrahmt oder es wird ein kleines rotes Rufzeichen angezeigt. TheraPsy akzeptiert die Eingabe aber natürlich trotzdem und speichert alle eingegebenen Werte. Diese Verifizierung funktioniert nur mit österreichischen Sozialversicherungsnummern.

• Straße, Haus Nr: Die erste Adresszeile des Wohnorts der Person
• PLZ, Stadt: Die zweite Adresszeile des Wohnorts der Person
• E-Mail: Diese Mail-Adresse wird für den automatischen Versand von Rechnungen per E-Mail genutzt.
• Telefonnummer

Windows

Mac

Schritt 2 – Weitere Informationen hinzufügen (wenn gewünscht)

Wenn du spezifischere Informationen in dem Profil angeben willst, kannst du unter den personenbezogenen Daten noch weitere optionale Angaben auswählen:

• Adresszusatz
• Tel.Nr.
• Email-Adresse
• Zwischen-Name (z.B. zweiter Vorname)
• Firma
• Position in der Firma
• Titel
• nachgestellter Titel
• Krankenkasse
• Hausarzt/Psychiater
• Sonstiges

Tipp: Diese "weiteren" Informationen sind auch als Codewörter für die Erstellung von Vorlagen in Windows oder Mac verfügbar.
Wenn nötig, kannst du sogar diese Felder anderweitig nutzen, falls du sehr spezifische Informationen erfassen oder auf deine Exporte (Rechnungen, Bestätigungen ...) drucken willst.
Alls das ist mit Nutzung der entsprechenden Codewörter möglich.
Näheres dazu findest du hier für Windows und hier für Mac.

Schritt 3 – Abrechnungs-Informationen zum Profil 

Etwas weiter unten stellst du die Informationen ein, die bei diesem Profil für die Abrechnung von Sessions relevant sind.

Startzahl für Sessionzähler: Wenn die Sessions dieser Person nicht bei 1 anfangen möchten zu zählen, sondern bei einer anderen Zahl, kannst du das hier eintragen. Das ist z.B. dann nützlich, wenn du gerade erst auf TheraPsy umgestiegen bist, aber die Nummerierung nicht ändern möchtest. Dies wirkt sich im Sessionnamen aus.

Einheitenmodus: Profile können sich im "Einheitenmodus" befinden oder aber nicht befinden. Das bedeutet, es wird nach "Einheiten" oder nach "Stunden" abgerechnet. Diese Einstellung wirkt sich auf alle Prozesse aus, die die Abrechnung dieses Profils betreffen.

Wenn sich ein Profil im Einheitenmodus befindet, gibst du zunächst die Dauer einer Standardeinheit an. Dann musst du zukünftig beim Dokumentieren nur noch angeben, "wie viele Einheiten es waren" (z.B. 1,5 Einheiten). Vorteil: Du musst nicht bei jeder Session eine Zeit auf die Minute präzise eingeben. 

Wenn ein Profil nicht im Einheitenmodus betrieben wird, kann man beim Hinzufügen von Sessions präzise die Dauer der Einheit im Format "HH:MM:SS" angeben. 

Kosten pro Einheit / Kosten pro Stunde: Hier gibt man an, wie viel eine Einheit oder eine Stunde kostet. Diesen Wert verwendet TheraPsy, um die Kosten einer Session automatisch zu errechnen.

Notizen: Dieses Feld ist frei verfügbar und kann genutzt werden, wie du möchtest.

Schitt 4 – Avatar (wenn gewünscht)

TheraPsy kann jedem Profil einen oder zwei Avatare zuordnen. 

In der Profilliste wird neben dem Namen des Profils auch der Avatar angezeigt, was die Identifikation des Profils möglicherweise erleichtert. Das hilft vor allem dann, wenn man viele Profile hat.  Wenn man mit dem Profil ein Paar verwaltet, kann man den "Paar" Schalter aktivieren und zwei Avatare wählen. 

Avatare können in den Einstellungen akktiviert oder deaktiviert werden: 

Windows

Mac

Schritt – Ändern des Rechnungsempfängers (wenn nötig)

Aus unterschiedlichen Gründen (z.B. weil deine Klient*in minderjährig ist) kann es nötig sein, dei Rechnung auf eine andere Person als die Klient*in auszustellen. Dazu kannst du hier einen "Anderen Rechnungsempfänger" (als din Klient*in) zu definieren.

Info: Rechnungen werden in diesem Fall von TheraPsy so generiert, dass diese primär an den/die anderen Rechnungsempfänger adressiert sind, und der Name oder Code-Name nur als Information angeführt wird. 
Voraussetzung: Du nutzt die TheraPsy Standardvorlage oder eine angepasste Vorlage, die diese Informationsverarbeitung nutzt (bzw. in der die Option zum zweiten Rechnungsempfänger enthalten ist).

Auch für Paartherapien kann der Rechnungsempfänger verwendet werden, um eine zweite Person zum Profil zu speichern. 
Für Situationen, in denen ein Teil der Rechnung von der Klient*in, ein Teil von einer Versicherung bezahlt wird, kann das ebenfalls nützlich sein.

"Unvollständige" Profile

Bei der Eingabe der Profildaten wird rechts oben ein "unvollständig" angezeigt. Dies sieht so aus:

Wenn dieses "Unvollständig" angezeigt wird, fehlen noch gesetzliche vorgeschriebene Datenpunkte. Gemäß österreichischem Gesetz müssen bestimmte Daten aufgenommen werden. Wenn du auf das "Unvollständig" klickst, kommt man zu einer Seite mit näherer Erklärung.

Profil speichern

Mit einem Klick auf "Hinzufügen"Speichern rechts unten wird das Profil effektiv hinzugefügt und ist ab sofort in der Profilliste sichtbar.