Mit der "Session hinzufügen" Funktion kannst du 

  • Sessions erstellen
  • diese einem bestimmten Profil zuweisen 
  • Sitzungen datensicher dokumentieren. 


Mehr erfahren: Was sind Sessions? 


INHALTSVERZEICHNIS



Das Hinzufügen einer neuen Session besteht grundsätzlich aus fünf Schritten:

  1. Profil auswählen
  2. Meta-Daten (Datum, Uhrzeit etc.) eingeben
  3. Protokolle ausfüllen
  4. Details/Speichern ausfüllen (Informationen zur Buchhaltung)
  5. Hinzufügen klicken 


Die einzelnen Schritte und alle wichtigen Details sind im Folgenden genauer beschrieben.


Schritt 1 – Profil auswählen

Da Sessions zu Profilen gespeichert werden, musst du zuerst ein Profil auswählen. 

In Windows wird der Name der zukünftigen Session (am oberen Teil des Bildschirms - Beispiel "FiAb_11_30.4.2024" im Bild) angezeigt.

In Mac siehst du den Namen erst nach Erstellung der Session in der Liste. Die Bildung des Namens erfolgt jedoch auf beiden Plattformen demselben Prinzip und kann nachträglich bearbeitet werden:


Name der Session

Der Name der Session setzt sich aus dem Profil-Kürzel, der laufenden Nummer aller Sitzungen dieses Profils und dem Sitzungsdatum zusammen.
Du kannst diesen Session-Namen aber unter "Session bearbeiten" auch im Nachhinein editieren und damit frei wählen.




Schritt 2 – Meta-Daten eingeben

Die Meta-Daten einer Session sind Informationen wie z.B. das Datum, die Uhrzeit, Dauer etc.


MacWindows

Konkret kann man folgende Daten eingeben:

  1. Dauer: Wie die Dauer der Session angegeben wird, hängt davon ab, ob sich das ausgewählte Profil im Einheitenmodus befindet oder nicht. Wenn der Einheitenmodus aktiv ist, muss man nur angeben "Um wie viele Einheiten es sich handelt". Wenn die Standardeinheitenlänge" also z.B. 60 Minuten ist, und die Session 90 Minuten dauerte, muss man nur 1,5 eingeben.
    Wenn, sich das Profil nicht im Einheitenmodus befindet, kann man hier die Dauer ganz genau eingeben (z.B. 01:30:00).
    Weitere Informationen zum Einheitenmodus findest du hier.
  2. Datum und Uhrzeit: Das Datum einer Session gehört zur Pflichtdokumentation. Die Uhrzeit ist allerdings optional. In den Einstellungen kann man die Uhrzeit-Option ausblenden lassen, wenn man diese ohnehin nicht verwendet.
    "Heute" ist voreingestellt, wenn du eine neue Session anlegst.
  3. Audio-Aufnahme: Audio-Aufnahme von Sessions können hier zur Session gespeichert werden. Diese Funktion kann vor allem für Ausbildungskandidat*innen nützlich sein.
  4. Session-Dokument: Hier kann man andere Dokument (z.B. Bilder, oder andere erarbeitete Dokumente) zur Session speichern.


Unter diesen Eingabemöglichkeiten werden die Profilziele des ausgewählten Profils angezeigt. Somit wird man erinnert, im Protokoll den Fortschritt zu den definierten Zielen festzuhalten. Diese Profilziele können unter "Profil ansehen" definiert werden.


Schritt 3 – Protokolle ausfüllen

Das Herzstück der Dokumentation ist natürlich das Protokollieren. Der Hauptteil dieser Funktion sind die Protokollfenster. 


Die oberen Reiter zeigen „Kurzprotokoll“ und „Langprotokoll“:

Windows


Mac




Die Textboxen samt Überschriften und auch vor-ausgefülltem Inhalt können in den Einstellungen unter „Protokolle“ personalisiert werden. Nähere Infos hier.


Das Kurzprotokoll dient dabei zur gesetzlichen Pflichtdokumentation. Das sind die Protokolle, auf die die Person jederzeit Einsicht fordern kann. TheraPsy stellt dafür einen eigenen Export zur Verfügung, sodass diesem Wunsch mit einfachen Klicks nachgekommen werden kann.


Das Langprotokoll dient der persönlichen Dokumentation. Auch hier kannst du Überschriften und die Anzahl der Fenster anpassen. Diese Art von Protokollen dient zur detaillierten Dokumentation deiner persönlichen Gedanken, Eindrücke und anderen Informationen, die den Klient*innen nicht einsehbar sind.

 

Wenn ein größeres Fenster von Vorteil ist, kann mit dem kleinen Knopf mit den nach außen zeigenden Pfeilen im Eck jeder Protokollbox maximiert werden. Mit einem erneuten Klick darauf wird dieses wieder minimiert.


Textformatierung in Protokollen


In TheraPsy kannst du die Protokollfunktion umfangreich nutzen, um deine Dokumente nach Bedarf zu gestalten. Hier sind die verfügbaren Formatierungsoptionen:

  • Textformatierung: Du kannst Texte fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen darstellen.
  • Ausrichtung und Struktur: Du hast die Möglichkeit, Texte links- oder rechtsbündig zu orientieren oder Einrückungen vorzunehmen. Text kann zudem als hochgestellt oder tiefgestellt formatiert werden.
  • Schriftart und Farbe: Ändere die Schriftart zu jeder auf deinem Gerät installierten Schriftart. Auch Anpassungen der Schriftfarbe und des Schrifthintergrundes sind möglich.


Rechtschreibprüfung


In den Einstellungen unter "Sessions" kannst du die Rechtschreibprüfung aktivieren.



Achtung, Hinweis für Windows-Nutzer: Bei einigen Computern kann die Rechtschreibprüfung deine Tipp-Geschwindigkeit beeinträchtigen. In diesem Falle deaktiviere bitte die Rechtschreibkontrolle in den Einstellungen unter "Sessions" die formatierbaren Protokollfenster oder du arbeitest ohne Rechtschreibkontrolle.


Session-Protokoll-Vorlagen


Die Textboxen in den Dokumentations-Vorlagen können sehr stark personalisiert werden. Es können nicht nur Textboxen, sondern auch Auswahlboxen, Filterelemente etc. eingefügt werden. Einen detaillierten Artikel dazu findest du hier.



Schritt 4  – Details ausfüllen


Im dritten Reiter namens "Details" kannst du weitere Informationen zur Session angeben.

Dienstleistungsbezeichnung


Am wichtigsten ist vermutlich die Dienstleistungsbezeichnung der Session. Rechnungen müssen für eine Dienstleistung eine offizielle "Dienstleistungsbezeichnung" haben. Diese kann hier definiert werden. Die letzte gewählte Dienstleistungsbezeichnung wird für dieses Profil gespeichert und automatisch eingefügt, wenn dieses Profil ausgewählt wird. Die Dienstleistungsbezeichnung wird auch auf Rechnungen zu dieser Session gedruckt.

Aktuell sind in TheraPsy diese Bezeichnungen standardmäßig verfügbar:


Eigene Dienstleistungsbezeichnung


Wenn die von dir benötigte Dienstleistungsbezeichnung nicht in der Liste der Vorgaben zu finden ist, kannst du eine eigene Bezeichnung eingeben. 

Dies funktioniert ein klein wenig unterschiedlich auf Mac oder Windows.

Mac:

Hier kannst du in das Feld der Dienstleistungsbezeichnung direkt deine Gewünschte Bezeichnung eintragen:

Windows:

Hier klickst du auf "andere" und gibst die Bezeichnung in dem darunter erscheinenden Feld ein:

Die Dienstleistungsbezeichnung wird für das entsprechende Profil gespeichert und dann auch in die Rechnung übertragen.


Beurteilungen

Diese "Beurteilungen" sind drei Parameter, die dir helfen, im Verlauf vieler Sitzungen einer Klient*in im Überblick Veränderungen zu sehen.

Du kannst diese Parameter selbst benennen/definieren. 

Achtung: Diese Parameter sind für alle deine Klient*innen gültig. Sie können nur pauschal definiert werden.


Vorschläge könnten eventuell sein:

1. Körperliches Befinden
2. Psychisches Befinden
3. Soziales Befinden

oder

1. Stimmung vor der Stunde
2. Stimmung nach der Stunde
3. Beziehung zur Therapeut*in

Dies Analyse dieser Beurteilungen kannst du unter „Profil ansehen“ sehen.

Klicke hierzu im Karteireiter "Übersicht" auf den Pfeil ganz unten:



Personalisieren der Beurteilungstexte


Windows

Hier kannst du sie in den Einstellungen unter "Einstellungen" → "Sessions" → "Beurteilungsnamen" ändern (siehe Punkt 6 unter Einstellungen Windows | Sessions):


Mac
Hier kannst du die Beurteilungs-Texte im Profil der jeweiligen Klient*in anpassen:


Kontingentkonto auswählen


Hier kannst du auswählen, von welchem Kontingent des Profils die Session abgerechnet werden soll.


Wenn ein Profil ein oder mehrere Kontingente hat, werden diese hier zur Auswahl angeboten. Neben dem Kontingentname wird auch die Anzahl an zur Verfügung stehenden Kontingente angegeben. Kontingente hinzufügen kann man unter Profil ansehen | Kartei.


Fahrtenbucheintrag


Um einen Fahrtenbucheintrag automatisch hinzuzufügen, kannst du unter “Details” auch gefahrene Strecken, Start und Zielort eintragen. Wenn einem Profil ein Mal eine Fahrt zu einer Session hinzugefügt wurde, wird bei der nächsten Session automatisch derselbe Eintrag vorgeschlagen. 

Die gefahrene Strecke kann auch in Rechnungen einfließen. Mit der Standardvorlage geschieht dies.  Bei Nutzung eigener Vorlagen müssen hierbei die entsprechenden Codes in die Vorlage implementiert werden. 


Achtung: diese Option ist nur sichtbar, wenn das Fahrtenbuch in den Einstellungen aktiviert wurde. 
Siehe:
Einstellungen für Windows
Einstellungen für Mac


Schritt 5 – Hinzufügen klicken

Die Session wird erst dem Profil hinzugefügt, sobald man hier auf "Hinzufügen" klickt. Erst dann ist die Session in der Session-Liste des Profils sichtbar und kann dort bearbeitet werden.


Tipp: Achte auf die Bestätigungs-Meldung der Software, ansonsten ist die Session nicht gespeichert.