TheraPsy Hilfe Forum

In der Kartei werden alle Stammdaten und Einstellungen zu einem Profil verwaltet. Dieser Artikel erklärt, welche Daten zum Profil gespeichert werden können, was sie bedeuten und wie sie TheraPsy beeinflussen.

Personenbezogene Daten 

Folgende Felder können im "Profil hinzufügen" Formular verwaltet werden:

Allgemeine Daten: Damit sind primär die Stammdaten gemeint.

• Vorname & Nachname
• Code-Name: TheraPsy verwendet an vielen Orten eine anonymisierte Version des Namens, welcher "Code-Name" genannt wird. TheraPsy hilft dabei, diesen Namen einzugeben und erstellt automatisch aus dem Vor- und Nachnamen den Code-Namen. Dieser kann aber natürlich nach eigenen Vorstellungen angepasst werden.
• Geburtsdatum
• Versicherungsnummer
  
  

Wichtig für österreichische Versicherungsnummern: Die Eingabe in diese Box wird automatisch verifiziert. Wenn TheraPsy denkt, dass die Versicherungsnummer falsch eingegeben wurde, wird diese Box rot umrahmt oder es wird ein kleines rotes Rufzeichen angezeigt. TheraPsy akzeptiert die Eingabe aber natürlich trotzdem und speichert alle eingegebenen Werte. Diese Verifizierung funktioniert nur mit österreichischen Sozialversicherungsnummern.

• Straße, Haus Nr: Die erste Adresszeile des Wohnorts der Person
• PLZ, Stadt: Die zweite Adresszeile des Wohnorts der Person
• E-Mail: Diese Mail-Adresse wird für den automatischen Versand von Rechnungen per E-Mail genutzt.
• Telefonnummer

Windows

Mac

Weitere Informationen

Wenn du spezifischere Informationen in dem Profil angeben willst, kannst du unter den personenbezogenen Daten noch weitere optionale Angaben auswählen:

• Adresszusatz
• Tel.Nr.
• Email-Adresse
• Zwischen-Name (z.B. zweiter Vorname)
• Firma
• Position in der Firma
• Titel
• nachgestellter Titel
• Krankenkasse
• Hausarzt/Psychiater
• Sonstiges

Tipp: Diese "weiteren" Informationen sind auch als Codewörter für die Erstellung von Vorlagen in Windows oder Mac verfügbar.
Wenn nötig, kannst du sogar diese Felder anderweitig nutzen, falls du sehr spezifische Informationen erfassen oder auf deine Exporte (Rechnungen, Bestätigungen ...) drucken willst.
Alls das ist mit Nutzung der entsprechenden Codewörter möglich.
Näheres dazu findest du hier für Windows und hier für Mac.

Einstellungen für Abrechnungen

Etwas weiter unten stellst du die Informationen ein, die bei diesem Profil für die Abrechnung von Sessions relevant sind:

Windows

Mac

Startzahl für Sessionzähler: Wenn die Sessions dieser Person nicht bei 1 anfangen möchten zu zählen, sondern bei einer anderen Zahl, kannst du das hier eintragen. Das ist z.B. dann nützlich, wenn du gerade erst auf TheraPsy umgestiegen bist, aber die Nummerierung nicht ändern möchtest. Dies wirkt sich im Sessionnamen aus.

Einheitenmodus: Profile können sich im "Einheitenmodus" befinden oder aber nicht befinden. Das bedeutet, es wird nach "Einheiten" oder nach "Stunden" abgerechnet. Diese Einstellung wirkt sich auf alle Prozesse aus, die die Abrechnung dieses Profils betreffen.

Wenn sich ein Profil im Einheitenmodus befindet, gibst du zunächst die Dauer einer Standardeinheit an. Dann musst du zukünftig beim Dokumentieren nur noch angeben, "wie viele Einheiten es waren" (z.B. 1,5 Einheiten). Vorteil: Du musst nicht bei jeder Session eine Zeit auf die Minute präzise eingeben. 

Wenn ein Profil nicht im Einheitenmodus betrieben wird, kann man beim Hinzufügen von Sessions präzise die Dauer der Einheit im Format "HH:MM:SS" angeben. 

Rechnungspasswort: Hier kannst du das Passwort definieren, das diesem Profil für die Verschlüsselung von pdf Rechnungen zugeordnet ist. Nähere Informationen zur Rechnungsverschlüsselung in TheraPsy findest du hier.

Kosten pro Einheit / Kosten pro Stunde: Hier gibt man an, wie viel eine Einheit oder eine Stunde kostet. Diesen Wert verwendet TheraPsy, um die Kosten einer Session automatisch zu errechnen.

Aktiv/inaktiv: Hier kannst du das Profil auf "inaktiv" setzen, wenn die Klient*in (derzeit) nicht mit dir arbeitet. Das hat den Vorteil, dass das Profil in der Profilliste grau dargestellt und hinter die aktiven Profile gereiht wird, damit du schneller den Überblick hast. In der Profilliste kannst du auch inaktive Profile überhaupt von der Ansicht ausblenden. Nähere Informationen hier unter "Die Profil-Liste"

Profil löschen: Hier kannst du das gesamte Profil mit allen Sessions löschen. Da dies ein folgenschwerer Schritt für deine Dokumentation sein kann bekommst du zuvor noch eine Warnmeldung, die du bestätigen musst.

Info: Das Löschen von Profilen reduziert nicht die Anzahl der 10 maximal anlegbaren Profile in der TheraPsy Lite  Version.

Kontingente

Hier kannst du "Kontingente" für Einheiten oder Stunden definieren, die für eine Klient*in bewilligt oder auf andere Weise determiniert sind (Vorbezahlung ....)

Mit dem "+"-Icon kann ein neues Kontingent hinzugefügt werden:

Windows: Hier können mit dem "Papierkorb-" und dem "Stift-Symbol" Kontingente bearbeitet oder gelöscht werden. Beim Erstellen eines Kontingentes öffnet sich dieses Fenster:

Mac: Hier kann mit dem "Minus-Symbol"ein Kontingent gelöscht werden. Beim Erstellen eines Kontingents öffnet sich dieses Fenster:

Die Nutzung der Kontingente erfolgt im Rahmen der Session-Erstellung und -Verrechnung. Wenn sich ein Kontingent zu Ende neigt, bekommst du eine Informationsmeldung von TheraPsy, die dich daran erinnert, wei viele Sessions in dem Kontingent noch vorhanden sind.

Connect Anrufe

TheraPsy Connect Videoanrufe können direkt aus dem Profil erstellt und geöffnet werden.

Windows

Mac

Hierbei kann der Code beliebig gewählt werden (wie beim Erstellen auf der Website).

Profilziele und Ereignisse

In TheraPsy kannst du für deine Rpofile Ereignisse, die für die Therapie oder Behandlung relevant sind, festhalten, sowie Ziele definieren, an denen du mit deinen Klient*innen arbeitest. Diese Ziele können "abgehakt", also als "erreicht" markiert werden, so dass du einen Überblick über den Verlauf deiner Therapie oder Behandlung hast.

Windows

Mac

Das Anegen gelingt sowohl in Mac als auch in Windows einfach und intuitiv. Speichern nicht vergessen!

Avatar (wenn gewünscht)

TheraPsy kann jedem Profil einen oder zwei Avatare zuordnen. 

In der Profilliste wird neben dem Namen des Profils auch der Avatar angezeigt, was die Identifikation des Profils möglicherweise erleichtert. Das hilft vor allem dann, wenn man viele Profile hat.  Wenn man mit dem Profil ein Paar verwaltet, kann man den "Paar" Schalter aktivieren und zwei Avatare wählen. 

Avatare können in den Einstellungen akktiviert oder deaktiviert werden: 

Windows

Mac

Anderer Rechnungsempfängers (wenn nötig)

Aus unterschiedlichen Gründen (z.B. weil deine Klient*in minderjährig ist) kann es nötig sein, dei Rechnung auf eine andere Person als die Klient*in auszustellen. Dazu kannst du hier einen "Anderen Rechnungsempfänger" (als din Klient*in) zu definieren.

Info: Rechnungen werden in diesem Fall von TheraPsy so generiert, dass diese primär an den/die anderen Rechnungsempfänger adressiert sind, und der Name oder Code-Name nur als Information angeführt wird. 
Voraussetzung: Du nutzt die TheraPsy Standardvorlage oder eine angepasste Vorlage, die diese Informationsverarbeitung nutzt (bzw. in der die Option zum zweiten Rechnungsempfänger enthalten ist).

Auch für Paartherapien kann der Rechnungsempfänger verwendet werden, um eine zweite Person zum Profil zu speichern. 
Für Situationen, in denen ein Teil der Rechnung von der Klient*in, ein Teil von einer Versicherung bezahlt wird, kann das ebenfalls nützlich sein.

Dieser wird in Windows direkt neben den Profildaten definiert, in Mac muss dazu unter den Profil-Einstellungen ein Köstchen markiert werden, so dass dann das Formular für den Rechnungsempfänger erscheint:

Windows Hier kann dieser Empfänger mit dem "Papierkorb"-Symbol gelöscht werden.

Mac Hier kann der Empfänger entfernt werden, indem das Kästchen abgehakt wird.

Avatar

Genau gleich wie beim Hinzufügen des Profils kann man hier ein Avatarbild auswählen. 

Dies hilft bei der schnellen optischen Unterscheidung der Profile.

Es stehen vier Kategorien zur Verfügung. Wir versuchen, ein möglichst diverses Set an Avataren zur Verfügung zu stellen. 

Wenn "Paar" aktiviert ist, können zwei Avatare ausgewählt werden, die dann jeweils zur Hälfte angezeigt werden.