Wie kann man Transaktionen aus Sessions erstellen?


TheraPsy wird besonders dann hilfreich, wenn es um die Verrechnung von Session geht. Das geht mit TheraPsy nämlich mit nur wenigen Klicks! Dieser Artikel beschreibt wie du aus durchgeführten Sessions sehr schnell eine Transaktion und Rechnung erstellen kannst und worauf es zu achten gilt.


INHALTSVERZEICHNIS



Wichtig: Zunächst ist es essenziell, zu wissen, was genau "Transaktionen" sind und wo der Unterschied zu "Rechnungen" liegt. Das haben wir hier für dich zusammen gefasst.



Der Prozess

Folgende Schritte müssen befolgt werden, um eine Transaktion aus Sessions zu erstellen.


Schritt 1 – Profil und Sessions auswählen

  • Klicke auf "Transaktion erstellen" in der Navigationsleiste links.
  • Wähle das Profil aus, für das du eine Transaktion und Rechnung erstellen möchtest.
  • Markiere die betroffene(n) Session(s) in der Liste daneben. Standardmäßig kannst du maximal 10 Sessions in einer Rechnung drucken. 

In Mac nutzer zur Mehrfachauswahl bitte die Shift Taste, in Windows funktioniert die Mehrfachauswahl von Sessions nur mit der Maus,


Tipp: wenn du tatsächlich regelmäßig mehr als 10 Posten auf eine Rechnung drucken willst, dann wende dich an uns unter kontakt@therapsy.at


Schritt 2 – Auswahl überprüfen

Überprüfe deine Auswahl anhand der Informationen rechts neben der Session-Liste.
Hier siehst du die Anzahl der ausgewählten Sessions, die Daten der ersten und letzten Session, den Netto-Gesamtwert und die Gesamtdauer der Sessions. So kannst du sicherstellen, dass alles korrekt ist.


Schritt 3 – Rechnung und Bezahlung festlegen

  • Bestimme, ob du nur die Transaktion oder auch eine Rechnung (Excel-Dokument) erstellen möchtest.
  • Entscheide, ob die Rechnung anonymisiert werden soll.
  • Gib an, ob die Transaktion bereits jetzt bar bezahlt wurde, später bezahlt wird oder mit Karte/Bankomat bezahlt wird. (Details zu dieser Auswahl findest du hier.)


Schritt 4 – Transaktion erstellen

Klicke auf "Transaktion erstellen". Wenn alle Eingaben gültig sind, wird die Transaktion erstellt. Je nach deinen Angaben in Schritt 3, öffnet sich die Rechnung in Excel, die du sofort drucken kannst. Die Transaktion wird außerdem unter "Einnahmen" in den Finanzen hinzugefügt.


Wenn du zuvor noch die genutzte Vorlage ändern willst, kannst du dies unter "Vorlage ändern" tun.


Achtung: Wenn keine eigene Vorlage aktiviert ist [Schieber (Windows) oder Kästchen (Mac)], dann nutzt TheraPsy automatisch die Standardvorlage.



Nach der Transaktionserstellung


Nach Erstellung der Transaktion reagieren Mac und Windows ein klein wenig unterschiedlich.

In beiden Fällen öffnet sich Excel mit der entsprechenden Rechnung.


Windows

In Windows wird rechts unten der Erfolg der Transaktionserstellung gemeldet und die Referenznummer bekannt gegeben:



Mac 

In MacOS wird ein Fenster gezeigt, dass mit "Zurück" die Rückkehr zu TheraPsy (von Excel) erleichtert und mit einem anderen Knopf direkt die Rechnung per Mail versenden lässt.


Mehrwertsteuer


Wenn es in den Einstellungen aktiviert ist, siehst du in Schritt 3 eine weitere Option:


Mehrwertsteuer verrechnen: Hier kannst du den für dein Land voreingestellten Mehrwertsteuersatz aktivieren. In Deutschland sind das 19% und in Österreich 20%. 


Wenn du diese Option anwählst, werden zu den angezeigten Preisen eben diese Prozentzahl an MwSt. hinzugerechnet. Dies ist für Dienstleistungen nützlich, die nicht von der Mehrwertsteuer befreit sind (wie z.B. Vorträge, Coachings,...)


Diese Option muss zuvor in den in den Einstellungen aktiviert sein:



Windows
Mac


Rechnung aufteilen (nur Windows!)


Wichtig: Diese Funktion ist nur für Windows verfügbar. Für Mac brauchst du ein kleines "Workaround, das hier beschrieben ist.



In Windows öffnet sich an dieser Stelle ein weiteres Formular:



Wenn diese Option aktiviert wird, können die ausgewählten Sessions mit zwei separaten Transaktionen verrechnet werden. Das ist z.B. dann nützlich, wenn die Person einen Selbstbehalt zahlen muss, und der Rest von einer Krankenkasse oder anderen Organisationen übernommen wird.


"Rechnung 1" geht immer an das ausgewählte Profil und "Rechnung 2" wird an die eingegebenen Daten adressiert. Wie die Beträge genau aufgeteilt werden, kannst du auf drei Arten eingeben:

  1. Schieberegler: Den Schieberegler mit der Maus einfach bewegen und damit einstellen, welche Partei wie viel bezahlt.
  2. Preise in die zwei Textboxen direkt eingeben. 
  3. Prozentzahlen in die zwei Boxen eingeben. Wenn du z.B. in die erste Box "30%" eingibst, werden 30% des Totalbetrags mit der "Rechnung 1" verrechnet, und der restliche Betrag (70%) mit der zweiten Rechnung.


Rechnungsvorlagen


TheraPsy hat ein sehr ausführliches Vorlagensystem, das deinen individuellen Ansprüchen kaum Grenzen setzt. Beim Erstellen einer Transaktion wird nach folgendem Muster die Vorlage gewählt:


Zuerst wird überprüft, ob das ausgewählte Profil eine Standardvorlage hat. Standardvorlagen für Profile können unter "Profil ansehen" definiert werden. Wenn das Profil eine Standardvorlage hat, wird diese für die Rechnung verwendet. 


Sollte das Profil keine Standardvorlage definiert haben, wird Schritt zwei durchgeführt:


TheraPsy verwendet dann die global aktivierte Vorlage, die im Vorlageneditor aktiviert ist. Solltest du keine eigenen Vorlagen hinzugefügt haben oder nutzen, verwendet TheraPsy einfach die von uns zur Verfügung gestellte Standardvorlage.


Wenn du die Vorlage für die zu erstellende Transaktion manuell ändern willst, kannst du dies unter "Vorlage ändern" in Schritt 4 tun, bevor du die Transaktion erstellst.


Näheres zur Anpassung der Rechnungsvorlage findest du hier:



Und hier regen wir eine einfache Vorgehensweise bei der Erstellung eigener Vorlagen an.


Transaktion rückgängig machen


Wenn du bei der Transaktionserstellung einen Fehler gemacht hast, dann kannst du die Transaktion 5 Minuten lang einfach rückgängig machen, ohne dass sie in der Buchhaltung aufscheint.

Eine längere Frist dazu ist leider nicht möglich, da wir uns an den Grundsatz der Unveränderbarkeit der Buchhaltung halten.

Alles was die 5 Minuten überschreitet, muss mit einem Storno rückgängig gemacht werden.

Details dazu findest du hier:
Ich habe etwas falsch verbucht, wie kann ich das rückgängig machen?