Dieser Artikel beschreibt wie du in TheraPsy deine Einnahmen und Ausgaben verwalten kannst.
Die zwei Reiter "Einnahmen" und "Ausgaben" im Menü "Finanzen" sind genau gleich aufgebaut. Daher ist hier nur der "Einnahmen"-Reiter detailliert beschrieben.
INHALTSVERZEICHNIS
- Aufbau
- Die Liste
- Das Kontext-Menu in der Transaktionsliste
- Rechnung per Email senden
- Kontextmenü bei Rechnungen/Buchungszeilen:
- Transaktion-Detailansicht
- Eine Besonderheit im Ausgaben-Reiter (Nur Windows)
Aufbau
Die Einnahmen- und Ausgaben-Listen sind in TheraPsy genau analog aufgebaut. Daher wird in diesem Artikel zunächst die Einnahmen-Liste genau besprochen. Wenn du dich darin gut zurecht findest, wird die Ausgaben-Liste einfach zu verstehen sein. Spezfische Funktionen der Einnahmen-Liste werden im Artikel weiter unten erklärt.
Diese Funktion ist grundsätzlich in zwei Teile eingeteilt. Den größten Teil des Bildschirms nimmt die Einnahmen- bzw. Ausgaben-Liste selbst ein. Hier werden alle Transaktionen aufgelistet.
Darunter befindet sich die Transaktionsansicht der aktuell ausgewählten Transaktion. Hier findest du die Details und einige Optionen zu dieser Transaktion.
Was ist eine Transaktion und was ist der Unterschied zu einer Rechnung? Hier kannst du es nachlesen.
Windows
Die Liste
In der Liste werden alle Transaktionen aufgelistet.
| Erste Spalte | Hier kannst du sehen, ob die Transaktion bezahlt, unbezahlt oder überfällig ist. Dies ist durch Symbole gekennzeichnet (Haken/Häkchen, Rufzeichen, Kein Zeichen). |
| Herkunft | Diese Spalte gibt an wer die zahlende Person ist. Im Ausgaben-Reiter wird hier die begünstige Person angezeigt. |
| Betrag | Der Betrag der Transaktion. Hier wird immer der Brutto-Betrag angezeigt. Das ist allerdings nur relevant, wenn du Mehrwertsteuer in TheraPsy verwendest. Sollte hier kein EUR-Zeichen sichtbar sein, dann findest du hier Hilfe. |
| Typ | Transaktionen in TheraPsy können unterschiedliche Typen haben:
|
| Datum | Das Erstellungsdatum der Transaktion. |
| Status | Der Status der Transaktion. Folgende Statusse sind möglich:
|
| Zahlungsart | Gibt an wie die Transaktion bezahlt wurde. Mögliche Werte sind:
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| Referenznummer | Die Referenznummer der Transaktion. Dieser Wert ist für jede Transaktion einzigartig und lückenlos. |
Tipp: Durch Klick auf die Spalten-Überschriften kannst du die gesamte Liste nach diesen Faktoren sortieren:
Wenn ein Element in der Liste ausgewählt wird, wird die entsprechende Transaktion unten in der Detail-Ansicht angezeigt.
Das Kontext-Menu in der Transaktionsliste
Mit Klick auf die rechte Maustaste bzw. die drei Punkte neben einer Buchungszeile kannst du verschiedene Aktionen ausführen:
 Windows |  Mac |
Info: Die Funktion "in pdf konvertieren" ist auf beiden Systemen im Kontextmenü verfügbar, die verschlüsselte Konvertierung befindet sich auf Mac rechts unten in der Transaktions-Detailansicht.Dies sind die Funktionen des Kontextmenüs
1. Rechnung per Email senden
Diese Funktion öffnet das Email-Standardprogramm deines Rechners mit einem vorausgefüllten Text und fügt die Rechnung als PDF Dokument im Anhang ein.
Wichtig: Welches Programm hierfür verwendet wird, hängt davon ab, welches Programm du in deinen Systemeinstellungen als "Standard-E-Mail-Programm" eingestellt hast.Achtung: Diese Funktion ist nur mit Mail-Clients möglich, die lokal auf deinem Computer installiert sind. Dies funktioniert NICHT mit Web basierten E-Mail Programmen!
Eine per E-Mail versendete Transaktion wird mit einem kleinen Briefumschlag angezeigt:
Vorausgefüllten E-Mail-Text beim Versenden ändern
Dies geht in den TheraPsy Einstellungen:
Mac
Windows
Tipp (nur Windows!): Du kannst auch deine Rechnungs-Mail direkt über einen TheraPsy Server schicken lassen. Deine hinterlegte E-Mail Adresse wird hierbei als Absender verwendet.
Rechnungs-Mail direkt über einen Therapsy-Server schicken lassen (Nur Windows!)
In diesem Fall benötigst du kein eigenes E-Mail-Programm, das E-Mail wird direkt von der Absenderadresse gesendet, die du in TheraPsy hinterlegt hast. Standardmäßig öffnet sich das lokale Email-Programm, sodass man die Mail selbst versenden kann.
Du kannst diesen Schieber ausschalten, dann wird standardmäßig über den TheraPsy Server gesendet:
(nur Windows!)
2. Rechnung als "versendet" oder "unversendet" markieren
Wenn du die Rechnung nicht direkt über TheraPsy versendet hast, kannst du sie hier trotzdem als "versendet" markieren, damit du selbst den Überblick behältst. Auch dann wird der kleine Briefumschlag als Bestätigung bei der Transaktion angezeigt.
Hierbei ändert sich automatisch der Text im Kontextmenü und die Rechnung kann gegebenenfalls auch wieder als "unversendet" markiert werden.
3. Excel-Rechnung in Pdf konvertieren
Jede Rechnung kann (auf Windows und Mac) in eine verschlüsselte oder unverschlüsselte pdf konvertiert werden.
Über diese Kontextmenü lässt sich mit einem Klick eine unverschlüsselte pdf erzeugen.
Diese ist dann als pdf in der Buchhaltung gespeichert.
Wichtig: Wenn du eine Rechnung als pdf abgespeichert hast und danach wieder eine Excel Rechnung benötigst, kannst du die Rechnung (= "Zahlungsbeleg") löschen und als Excel Rechnung wieder neu erstellen, ohne dass sich die Transaktion selbst verändert.
Das geht in Windows und Mac rechts unten.
Siehe auch: Was sind Transaktionen?4. Rechnung zu pdf mit Passwort konvertieren
Der Weg, eine Rechnung mit Passwort zu verschlüsseln, ist auf Windows und Mac geringfügig anders. Bitte entnimm' die Details zum Vorgehen unserem Artikel über pdf Verschlüsselung.
5. Transaktion rückgängig machen/löschen (Windows/Mac)
Diese Funktion erlaubt es unter bestimmten Umständen, die Transaktion rückgängig zu machen.
Sie ist damit in der Buchhaltung getilgt und die entsprechende Session ist wieder für eine Transaktion verfügbar.
Dies ist allerdings nur unter folgenden Bedingungen möglich:
Die Transaktion
- muss die letzte erstellte sein.
- muss während der aktuellen TheraPsy Sitzung erstellt worden sein.
- darf nicht als “bezahlt” markiert sein.
- darf nicht per Registrierkasse verrechnet sein.
- darf nicht storniert sein.
- darf keine Stornorechnung sein.
Anders formuliert:
Du kannst kann eine Transaktion nur dann rückgängig machen, wenn Sie die zuletzt hinzugefügte ist, nicht als bezahlt markiert, nicht per Registrierkasse verbucht und alles außer eine Storno Rechnung ist.
Wenn eine Transaktion rückgängig gemacht wurde, wird die Transaktion und sämtliche Rechnungen entfernt und die Referenznummer wieder freigegeben.
Wenn es sich um eine Session-Transaktion handelt, werden die entsprechenden Sessions wieder zur Transaktionserstellung freigegeben.
Info: Die Tatsache, dass man Transaktionen nicht beliebig rückgängig machen kann, liegt daran, dass unsere Software auf die GoBD Grundlagen wert legt, nach der die Buchhaltung unveränderbar sein muss und vor allem keine Lücken in den Referenznummern aufweisen darf.
Näheres siehe hier.
Achtung: Wenn es stichhaltige Gründe gibt, eine Transaktion zu löschen, die diese Bedingungen nicht erfüllt, dann kann eventuell unser Support helfen. Dies ist jedoch ein etwas aufwändiger Prozess, der einen Zoom Call erfordert, also wird dies nur in Fällen gemacht, wo es unbedingt nötig ist. Melde dich in solch einem Fall bitte unter kontakt@therapsy.at.
Wichtig: Ausnahme bei Ausgaben!
Ausgaben können immer in Bezahlart und Bezahldatum geändert werden, unabhängig der Beschränkung für das Rückgängig machen von Transaktionen.
Zunächst ist dies nur unter Windows und bald auf Mac möglich.
Transaktion-Detailansicht
Achtung: Wenn der "erweiterte Finanzenmodus" (Einstellungen) nicht aktiviert ist, werden die Mehrwertsteuer-relevanten Informationen ausgeblendet. Näheres zum Mehrwertsteuer-Modus siehe hier.
Die Transaktion Detail-Ansicht erlaubt es Transaktionen als "bezahlt" zu markieren, zu stornieren, Notizen hinzuzufügen, Rechnungen zu bearbeiten und mehr:
Windows
Mac
Wenn du den "Edit" Knopf klickst, kannst du die Transaktion bearbeiten und als "bezahlt" markieren.
Auch können mit dem Edit-Knopf die involvierten Personen (Herkunft & Begünstigte) verändert werden.
"Bezahlt markieren" (Windows)
Im größeren Teil dieses Abschnittes kannst du die Transaktion als "bezahlt" markieren.
Achtung: In Windows drückst du den "Edit" Knopf, um die Bezahlfunktion zu aktivieren.Hier kannst du das Bezahldatum auswählen (voreingestellt ist der aktuelle Tag).
Ferner siehst du drei verschiedenen "Bezahlt"-Optionen:
1. Unbar
Diese Option wählst du, wenn der Betrag über eine Überweisung aufs Konto gelangt ist.
Der Betrag erscheint unter den "Unbar-Einnahmen" in deiner Buchhaltung.
2. Jetzt bar
Diese Option wählst du, wenn der Betrag direkt in Bar bezahlt wird.
Dies löst, wenn Hello Cash verknüpft ist, eine Belegerstellung in der Registrierkassa aus.
Der Betrag erscheint in TheraPsy unter den Bareinnahmen in deiner Buchhaltung.
3. Karte/Bankomat
Diese Option bedeutet, dass du den Betrag jetzt mit Karte kassiert hast.
Achtung: Diese Option löst keinen Zahlungsvorgang mit Karte aus, da dieser direkt über deine Registrierkasse mittels Terminal oder Handy erfolgen muss.
Dieser Option dient der korrekten Eintragung der Buchung in deine Buchhaltung.
Der Betrag erscheint bei dieser Option in TheraPsy:
- unter den "Unbar-Einnahmen" in deiner Buchhaltung
- in der Finanzübersicht in der Summe der Bar/Karteneinnahmen zur Ermittlung der Freigrenze für die Registrierkassenpflicht:
 Windows |  Mac |
- im Finanzexport als "Unbar-Einnahme"
Tipp: Wenn du unsicher bist, wie du in TheraPsy in deinem Fall Kartenzahlungen korrekt verbuchen kannst, lies hier nach.
Transaktionen stornieren
Wenn eine Transaktion storniert werden soll, hilft dieser Button.
Hintergrund: Wann muss ich eine Transaktion stornieren?
Das Stornieren einer Transaktion bewirkt, dass eine „umgedrehte“ Version der Originaltransaktion hinzugefügt wird. So bleibt die Reihenfolge der Referenznummern immer lückenfrei. Das Stornieren gibt die jeweiligen Sessions wieder für neue Transaktionen frei. Aus einer stornierten Einnahme wird eine Minus-Einnahme generiert, welche den Wert der Einnahme aufhebt. Dementsprechend findest du die Stornotransaktion in der selben Liste.
Eine Transaktion kann nur ein Mal storniert werden. In den Notizen wird ein Eintrag hinzugefügt, wann und mit welcher Transaktion die zu stornierende Transaktion storniert wurde.
Rechnungen bearbeiten
Wenn eine Transaktion noch keine Rechnung hat, wird Folgendes angezeigt:
 Mac |  Windows |
Mit "Rechnung erstellen" kannst du eine Rechnung generieren - genau gleich wie es auch mit der Funktion "Transaktion erstellen/Rechnung generieren" geschehen würde. Hierbei kannst du dir aussuchen, ob du die Rechnung anonym oder mit Empfängerdaten haben möchtest.
Der Knopf "Rechnung hinzufügen" (Windows) bzw. "Dokument hinzufügen" (Mac) erlaubt es, ein existierendes Dokument als Rechnung auszuwählen. So kannst z.B. Rechnungen von anderen Geschäften oder andere als Session-Einnahmen in TheraPsy speichern lassen (siehe auch Transaktion hinzufügen).
Wenn eine Transaktion bereits eine Rechnung besitzt, sieht das so aus:
 Mac |  Windows |
Hier kannst du die Rechnung entweder anonymisiert oder nicht-anonymisiert öffnen.
Der Knopf "Rechnung löschen" löscht das verknüpfte Rechnungs-Dokument.
Wichtig! Es wird hierbei nicht die ganze Transaktion, sondern nur die Rechnung gelöscht.
Die Transaktion bleibt in der Buchhaltung bestehen und es kann erneu eine Rechnung (beispielsweise mit einer anderen Vorlage) erstellt werden).
Eine Besonderheit im Ausgaben-Reiter (Nur Windows)
Im Ausgaben-Reiter siehst du analog zu den Einnahmen die Ausgaben-Transaktionen und kannst sie dort als "bezahlt" markieren und die Ausgabenbezeichnung noch ändern.
Wichtig: In Windows (das wird bald auch für Mac released werden) kann die Bezahlart und das Bezahldatum einer Ausgabenrechnung nun für immer verändert werden und unterliegt nicht mehr der 5-Minuten-Regel für das Rückgängig-machen von Transaktionen.Wenn du mit dem erweiterten Finanzmodus arbeitest (Mehrwertsteuer), wird diese ebenfalls hier angezeigt.
Zur Arbeit mit Mehrwertsteuer in TheraPsy siehe diesen Hilfeartikel.
