Es gibt viele Anlässe, abseits von Sessions in deine Buchhaltung Transaktionen hinzuzufügen.
Diese können sowohl Ausgaben als auch Einnahmen sein.

Diese (und mehr) Gründe kann es geben, eine Transaktion abseits einer Session hinzuzufügen:


Ausgaben, z.B.:

  • Erfassung von Betriebsausgaben
  • Private Entnahmen
  • Rückbuchungen abseits von Session-Stornierungen


Einnahmen z.B.:

  • Honorare für Seminare, Vorträge
  • Honorare für andere Tätigkeiten
  • Mietbeteilungen (Gruppenpraxis)
  • Zusätzliche Zahlungen von Klient*innen, die nicht in Sessions erfasst wurden
  • Mahngebühren


Individuell kann es hier noch viele weitere Fälle geben.


Jede Transaktion, die in TheraPsy manuell erfasst wird, bekommt eine Referenznummer in deiner TheraPsy Buchhaltung und du kannst auf Wunsch dafür ganz leicht eine Rechnung erzeugen.


INHALTSVERZEICHNIS


Hinzufügen einer Transaktion


Dies erfolgt in der Registerkarte „Transaktion hinzufügen“ im Menü "Finanzen". Hier können deine eigenen Transaktionen definiert werden.


Diese Funktion sieht in Windows und Mac ein wenig unterschiedlich aus, funktioniert jedoch genau gleich.


Windows:


Mac:


Ausgabe erfassen


Wenn eine Ausgabe erfasst werden soll, wählst du bei „Herkunft“ den „Ich“-Tab. Negative Beträge können nicht eingegeben werden.


Rechts im Bild ist dieses Detail-Fenster sichtbar:


Windows



Mac


Folgende Optionen bzw. Informationen werden dort angeboten:


Referenznummer: Hier wird die zukünftige Ref. Nr. der Transaktion angezeigt.

Betrag: Der Betrag der Transaktion. Wenn du mit MwSt. arbeitest, muss hier den Brutto Betrag (also inkl. MwSt.) eingegeben sein.

MwSt.: Diese Option ist nur sichtbar, wenn der erweiterte Finanzen Modus in den Einstellungen aktiviert wurde. Hier kannst du auswählen, wie viel MwSt. auf der Rechnung steht.


Tipp: Näheres zur Mehrwertsteuer in TheraPsy findest du hier:
https://therapsy-org.freshdesk.com/a/solutions/articles/62000218538


Rechnungstyp: Hier kannst du die gewünschte Kategorie der Transaktion auswählen. Wenn du in den Einstellungen eigene Transaktionstypen definiert hast, werden diese hier am Ende der Liste angezeigt. Definitinon eigener Transaktionstypen siehe hier: https://therapsy-org.freshdesk.com/a/solutions/articles/62000229425

Datum: Das Datum der Transaktion

Bezahlt: Wenn die Transaktion bereits bezahlt wurde, kannst du das hier entsprechend einstellen. Ebenso kann das Zahlungsdatum angegeben werden.


Wichtig: Du kannst die Bezahlung einer Transaktion jedoch auch in "Finanzen/Einnahmen" oder Finanzen/Ausgaben" festlegen, genau wie bei der Bezahlung von Session-Transaktionen.


Zahlungsbelege hinzufügen


Hier kannst du Zahlungsbelege als Fotos oder Scans eingefügen. Das könnte z.B. die Rechnung des Geschäfts sein, wo du Gegenstände gekauft hast. TheraPsy speichert diese Belege mit der Transaktion verschlüsselt in der Datenbank und exportiert diese auch im Jahresabschluss. So ist eine komplett papierlose Buchhaltung möglich.



Windows 
In Mac wird der Rechnungs/Zahlungsbeleg hier hinzugefügt.



Transaktion speichern


Sobald du unten rechts auf den "Speichern-Button" klickst wird


in Windows die Transaktion gespeichert und in Übersicht gezeigt:


In Mac bekommst du nochmals die Gelegenheit, die Angaben vor dem Speichern zu überprüfen:


Zusammenfassung


Hier sieht man eine Beispiel-Transaktion. Es wurde eine Benzinrechnung von 30 EUR inklusive 20% Mehrwertsteuer korrekt erfasst:


Windows:


Mac:


Wichtig: „Session-Transaktionen“ sollten immer unter "Transaktion Erstellen" erstellt werden, damit die Darrstellung der Session als "verrechnet", "unverrechnet" oder "bezahlt" korrekt dargestellt wird.
Dennoch kann es Fälle geben, in denen es sinnvoll ist, eine Session über die Fuktion "Transaktion hinzufügen" zu zu verrechnen.
Wenn du einen speziellen Fall hast, in dem du dir unsicher bist, wie du ihn verrechnen sollst, dann melde dich gerne bei uns, wir unterstützen dich!
kontakt@therapsy.at