Dieser Artikel beschreibt, wie du Rechnungsvorlagen und alle anderen Arten von Excel-Vorlagen für TheraPsy personalisieren kannst. Hier kann die Vorlage entweder nur ein wenig abgeändert und beispielsweise ein Logo oder ein Stempel eingefügt werden. Oder es kann eine völlig eigene Vorlage mit individueller Anordnung der Informationen gestaltet werden. Dies erfordert jedoch einige Kenntnisse in der Arbeit mit Excel und mit Computern allgemein.


In diesem Artikel wird grundlegend beschrieben, wie man neue Vorlagen anlegt, verändert und dann auch in TheraPsy nutzt.


Für Tipps und "best practices" im Erstellen neuer Vorlagen kannst du diesen Artikel in unserer FAQ-Sektion lesen: 


Best Practice zur eigenen Rechnungs-Vorlage?


INHALTSVERZEICHNIS


Die TheraPsy-Standardvorlage


Zunächst einige wichtige Informationen über die TheraPsy Standardvorlage:


Die Standardvorlage ist in Excel mit Hilfe von Formeln erstellt worden. Diese Formeln erlauben nicht nur, dass aus den TheraPsy Programm individuelle Informationen direkt in die jeweilige Vorlage übernommen werden, sondern auch dass manche Texte je nach Kontext geändert werden.


Beispiele:


  • Die Zahlungsinformationen erscheinen nur, wenn in TheraPsy "unbar" als Zahlungsart angegeben wurde, ansonsten wird ein Barzahlungsvermerk eingefügt.
  • Ein eventuell vorhandener, vom Klienten eventuell unterschiedlicher Rechnungsnehmer (Eltern, Versicherung ...) wird immer als Rechnungsempfänger links angegeben, und der Klient daneben.
  • Eine Gesamtdistanz der gefahrenen Kilometer wird nur angegeben, wenn vorhanden, ansonsten wird das Feld ausgeblendet.


In diesem Sinne ist es meist sinnvoll, die Standard-Rechnungsvorlage als Grundlage zu nutzen.
Natürlich kann mit unserem System auch eine eigene Vorlage "From the scratch" selbst erstellt werden.



Wichtig: Eigene Vorlagen werden in Excel bearbeitet. Vorlagen für pdf Exporte (z.B. Langprotokolle) sind nicht bearbeitbar. Hier muss eine Excel Vorlage genutzt werden und kann danach bei Bedarf als pdf Dokument abgespeichert werden.


Um eigene Vorlagen zu erstellen oder zu importieren müssen folgende Schritte durchgeführt werden


Anlegen eigener Vorlagen


Schritt 1: Vorlagen-Editor öffnen


 In den Einstellungen und in der “Exportieren”, “Transaktion erstellen” bzw. in der “Finanzen”-Ansicht befindet sich der Knopf “Vorlage ändern”. Es öffnet sich der Vorlagen-Editor:



Schritt 2: Vorlagenkategorie auswählen

Ganz links kannst du auswählen, welche Art von Vorlage du personalisieren möchtest. In erster Linie sind das meist die Rechnungsvorlagen.


Schritt 3: Vorlage in den Editor bringen


Hier gibt es zwei "Szenarien":


Szenario 1: Es soll eine neue Vorlage erstellt werden. 


In diesem Fall wählst du "Neue Vorlage" und entscheidest dann, ob du eine Vorlage mit oder ohne Mehrwertsteuer erzeugen möchtest. Eine neue Vorlage mit dem Namen "Standardvolage_Kopie(1).xslx wird erzeugt.



Du kannst den Namen der Vorlage ändern, indem du direkt auf den Namen klickst.



Szenario 2: Du hast eine Vorlage erhalten, die du anpassen möchtest (von dir oder von unserem Support oder einem anderen TheraPsy Nutzer).


In diesem Fall Klickst du auf "Vorlage importieren" und wählst den Dateipfad der Vorlage aus:


Alle existierenden Vorlagen stehen jetzt zur Verfügung. Die in der Tabelle als "aktiv" markierte Vorlage wird für den jeweiligen Export verwendet.


Vorlage bearbeiten


Wenn du eine Vorlage bearbeiten möchtest, kannst du im Vorlageneditor bei der entsprechenden Vorlage auf die linke der zwei Schaltflächen klicken:




Dies öffnet die Vorlage in Excel, sodass du sie bearbeiten kannst. Sobald du das Excel-Dokument speicherst und schließt, übernimmt TheraPsy die neue Version der Vorlage. 


In diesem Video haben wir zusammengefasst, wie man das machen kann.




Abhängig davon, welche Programme zur Bearbeitung von “.xlsx” Dateien installiert bzw. als Standard ausgewählt sind, wird die Vorlage in diesem Programm geöffnet.


Achtung: Prinzipiell funktionieren auch andere Tabellenkalkulationsprogramme für die Erstellung von Rechnungen, so weit sie auf dem System von Excel basieren. Jedoch kann es sein, dass hier im Detail Probleme auftreten. Für diese Probleme können wir im TheraPsy Support in der Regel keine Hilfestellung geben und auch keine Verantwortung für ein korrektes Funktionieren ohne Microsoft Excel übernehmen.



Wenn kein Excel installiert ist, kann auch Google Sheets verwendet werden. Google Sheets kann direkt im Browser verwendet werden, und muss deshalb nicht installiert werden: sheets.new Hier kann über “Datei” -> “Öffnen” eine lokale Datei hochgeladen werden. Auch Libre office kann verwendet werden: Libre office kann “hier” heruntergeladen werden. Beim Speichern muss das Dokument jedoch jedes Mal als “Excel-Dokument (.xlsx)” gespeichert werden, damit TheraPsy es lesen kann.


Informationen aus TheraPsy mit Codewörtern in die Vorlage einbringen


TheraPsy arbeitet in den Vorlagen mit “Codewörtern”. Diese Codewörter werden ihrer Bedeutung entsprechend von TheraPsy beim Export mit den jeweiligen Daten ersetzt. Codewörter sind immer in geschwungene Klammern gesetzt und haben demnach folgenden Aufbau:
{Codewort}. Als Beispiel: {TherapeutName} wird mit dem gespeicherten Therapeutnamen ersetzt.


Eine vollständige Liste aller Codewörter, die du in deinen Vorlagen benutzen kannst, findest du als Download am Ende dieses Artikels.


Bilder, Logos, Stempel einfügen


In Excel können mit der Funktion "Einfügen/Bilder" Grafiken und Bilder eingefügt und entsprechend plaziert werden:


Für ein gutes Ergebnis sollte immer auf eine gute Ausgangsqualität dieser Bilder geachtet werden.



Einfügen des QR-Codes



Um einen QR-Code für eine smarte Überweisung des Kunden auf der Rechnung zu platzieren, wird der Code {QRCode} verwendet.


Hier gibt es jedoch einige Details zu beachten, daher verweisen wir auf unseren Hilfeartikel über den Einbau des QR Codes auf Rechnungsvorlagen: https://therapsy-org.freshdesk.com/a/solutions/articles/62000229851



Dem Profil eine Vorlage zuordnen

Im Profil selbst kann festgelegt werden, welche Rechnungsvorlage für dieses Profil grundsätzlich verwendet werden soll. Dies ist beim Erstellen der Transaktion auch jederzeit änderbar.



Bekannte Probleme


MacOS: Vorlagen dürfen keine Links enthalten. TheraPsy stürzt ab, sobald eine Vorlage mit (Hyper)Link verwendet werden sollte.


Excel gibt eine Fehlermeldung, wenn ein QR Code in der Vorlage hinterlegt ist, jedoch die Therapeutendaten und der IBAN in den Einstellungen von TheraPsy nicht korrekt eigegeben wurden.


Das Arbeiten mit Vorlagen


In vielen Anwendungsfällen kann es sinnvoll sein, sich mehrere Rechnungsvorlagen zu erstellen und diese je nach Situation zu verwenden, beispielsweise


  • bei Arbeit mit und ohne Mehrwertsteuer (z.B. Beratung/Therapie)
  • bei Arbeit mit Institutionen, die unterschiedliche Informationen auf Rechnungen haben wollen
  • bei unterschiedlichen Therapie-Settings (z.B. mit oder ohne ICD10-Diagnose auf den Rechnungen)
  • ...


Wichtige Information über eigene Schriftarten


Wenn du in deiner Vorlage Schriftarten verwenden willst, die du selbst auf deinem Computer installiert hast, und die in Excel nicht vorinstalliert sind, kann es sein, dass diese nicht für die Konvertierung von Rechnungen in eine pdf-Datei genutzt werden. Das Ergebnis in der pdf Datei kann also anders aussehen, als in Excel.
Wir empfehlen daher, für die Texte in eigenen Vorlagen keine zusätzlich am Computer installierten Schriftarten zu verwenden.

Wenn du trotzdem deine eigene Designschriftart für Briefkopf, Fußzeile, Logo-Unterschrift etc. auf der Rechnung haben willst, dann ist es am besten, diese Bereiche als Bilder fix und fertig in die Excel Vorlage zu importieren.


Unser Vorlagenservice

Das ist dir alles zu kompliziert? Kein Problem – Wir erstellen deine Vorlage für TheraPsy nach deinen Entwürfen gegen Entgelt (aktuell 80 EUR pro Stunde netto).


In diesem Fall erstelle bitte ein Ticket im Hilfecenter und schicke uns dann ...

  • Eine alte Rechnungsvorlage, so wie du sie haben willst.
  • Oder eine Beschreibung, was du gegenüber der Standardvorlage von TheraPsy geändert haben willst.
  • Alle nötigen Bilder oder Grafiken in guter Qualität.
  • Deine Telefonnummer für Rückfragen.


Wir geben unser bestes, hier ein gutes Ergebnis für dich zu erzielen. Meist braucht es in diesem Prozess noch einige Anpassungen, die wir gemeinsam erarbeiten.