Wie kann ich ein eigenes Referenznummernformat einstellen?


Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Referenznummernformate anpassen können.


Das Anpassen der Referenznummer sollte wohl überlegt sein! In der Buchhaltung sollten immer chronologisch lückenlose Referenznummern verwendet werden. Bei Fragen steht Ihnen das Hilfe-Center immer zur Verfügung. Sie können auch jederzeit ein Hilfe-Ticket erstellen.


Mit TheraPsy können (ähnlich wie bei Rechnungsvorlagen) die Referenznummernschemata angepasst werden. Mit Codewörtern kann man selbst definieren, wie man die Referenznummern aufgebaut haben will. Die entsprechende Funktion findet man unter “Einstellungen” -> “Finanzen” -> “Referenznummernformat”


Dort sollte eine ähnliche Ansicht wie diese gefunden werden können:



Referenznummern-Einstellung

Mit Hilfe der Textbox kann man das gewünschte Format anpassen. Wenn man mit “Rechtsklick” in die Box klickt, öffnet sich ein kleines Fenster, welches alle verfügbaren Codewörter anbietet. Sobald man eines wählt, wird dieses Codewort bei der aktuellen Curserposition eingefügt.



Während man das Format anpasst, werden direkt unter der Eingabebox mögliche Fehler beschrieben. Sollten keine Fehler vorliegen und das Format somit gültig sein, generieren wir “Beispiel” Referenznummern, damit überprüft werden kann, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wurde.


Folgende Codewörter sind verfügbar:


  • {Nr}: Die aktuelle fortlaufende Nummer. Dieses Feld wird auf drei Stellen mit Nullen aufgefüllt.
    (z.B. “012”)
  • {NrKurz}:
    Die aktuelle fortlaufende Nummer. Dieses Feld wird NICHT auf drei Stellen aufgefüllt.
    (z.B. “12”)
  • {KreisJahr2}:
    Die letzten beiden Stellen der Jahreszahl des Referenznummernkreises dieser Transaktion.
    (z.B. “20”)
  • {KreisJahr4}:
    Die Jahreszahl des Referenznummernkreises dieser Transaktion.
    (z.B. “2020”)
  • {Datum}:
    Das Datum des Erstellens der Transaktion, formatiert mit “-“.
    (z.B. “08-06-2020” für den 08. Juni 2020)
  • {EA_?1_?2}:
    Dieses Codewort fügt den Text bei “?1” ein, wenn es sich um eine Einnahme handelt und den Text bei “?2” wenn es sich um eine Ausgabe handelt. (Achtung: “?1” und “?2” sind hier in diesem bsp. nur Platzhalter.)
    (z.B. {EA_Ei_Au} resultiert in “Ei” wenn es eine Einnahme ist und “Au” wenn es eine Ausgabe ist)
  • {Id}:
    (Nur für Gruppenpraxen relevant)
    Fügt eine eindeutige Zahl ein, welche den/die NutzerIn innerhalb der Gruppe eindeutig identifiziert.
    (z.B. “4823”)
  • Text:
    Text, welcher nicht in geschwungenen Klammern steht, wird einfach als Text übernommen.
    (z.B. “Test{Nr}” resultiert also z.B. in “Test007”)

Unter dem Format kann eine Startzahl für dieses Referenznummernformat eingegeben werden.


Wenn ein neues Format definiert wird, beginnt der Zähler wieder bei 0 bzw. bei der definierten Startzahl des Formats. Wenn ein Format eingegeben wird, welches in der Vergangenheit bereits ein Mal verwendet wurde, wird dieses wieder aktiviert.


Regeln für eigene Referenznummerformate

Referenznummern müssen chronologisch und lückenlos erstellt werden, um eine saubere Buchhaltung beizubehalten. Deshalb müssen folgende Regeln erfüllt sein:

  1. Jedes Format muss das Codewort “{Nr}” oder “{NrKurz}” beinhalten. Dies stellt sicher, dass immer eine fortlaufende Nummer in allen Referenznummern zu finden ist.
  2. Jedes Format muss das Codewort “{EA_?1_?2}” beinhalten. Dies stellt sicher, dass jede Referenznummer eindeutig zwischen Einnahmen und Ausgaben unterschieden werden kann. Des weiteren muss der Text “?1” unterschiedlich von “?2” sein. Anstelle von ?1 und ?2 dürfen nur Klein/Großbuchstaben und Zahlen verwendet werden.
  3. Jedes Format muss das Codewort “{Datum}”, “{KreisJahr2}” oder “{KreisJahr4}” beinhalten. Dies stellt sicher, dass in unterschiedlichen Jahren nicht die selben Referenznummern ausgeteilt werden.
  4. Formate dürfen keine Leerzeichen enthalten.
  5. Codewörter müssen “geschlossen” sein. (Geöffnete geschwungene Klammern müssen auch wieder geschlossen werden.)
  6. Eine neu eingegebene Startzahl für ein bestimmtes Format muss immer größer oder gleich groß wie die vorherige sein. Der Grund dafür ist, dass ansonsten relativ einfach doppelte Referenznummern verteilt werden würden. Die Startzahl kann also nicht nach unten korrigiert werden!


Im Validierungsprozess werden diese Regeln im Hintergrund überprüft. Des weiteren werden 300 Referenznummern generiert und Duplikate gesucht. Dies sollte verhindern, dass man ein Format verwenden kann, welches Duplikate erzeugt.


Beispiele für gültige Formate

Gültige Beispiele für Formate:

  • {EA_E_A}{KreisJahr2}{Nr}: Dieses Format ist bisher das Standardformat für Referenznummern. Es würde z.B. “E20001” erzeugen.
  • {EA_E_A}{Id}_{KreisJahr2}{Nr}: Dieses Format ist bisher das Standardformat für Referenznummern von Gruppenpraxen. Es würde z.B. “E83_20001” erzeugen.
  • {EA_Einnahme_Ausgabe}_{Datum}_{NrKurz}: Dieses Format würde für eine Einnahme, welche am 27. Juni 2020 verbucht wurde folgende Referenznummer erzeugen: “Einnahme_27-06-2020_12”. Angenommen es handelt sich um die insgesamt 12. Einnahme.
  • {EA_E_A}{KreisJahr2}{Nr} mit Referenznummer-Startzahl 120: Dieses Format würde für die erste eine Einnahme “E20121” generieren.

Beispiele für ungültige Formate

  • “{Datum}{EA_E_A}” & “{Datum}{Nr}”: Diese beiden Formate sind ungültig, weil die Codewörter {Nr} und {EA_?1_?2} beide vorkommen müssen.
  • “{EA_Ei!_Au!}{Nr}”: Ungültig, weil im Codewort für {EA_?1_?2} für ?1 und ?2 nur Buchstaben und Zahlen verwendet werden dürfen.
  • “{EA_E_A}_ {Nr}”: Ungültig, weil keine Leerzeichen erlaubt sind.
  • “{EA_E_A}{Nr”: Ungültig, weil die Klammer “}” nach “{Nr” fehlt.