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Inkludiert TheraPsy eine Registrierkasse? Wie kann ich diese verwenden?


Sollten eine Registrierkasse benötigt werden, unterstützt TheraPsy Sie dabei diese so einfach wie möglich zu bedienen. Aus Sicherheitsgründen haben wir uns hier auf Drittanbieter verlassen, welche das Registrierkassengeschäft perfekt beherrschen.


In Österreich ist eine Registrierkasse unter anderem ab einem Bar-Umsatz von 7500 € pro Jahr per Gesetz verpflichtend. Die Registrierkasse muss dabei jedoch keine physischen Geräte beinhalten, sondern kann rein online existieren.


Aktuell wurde in TheraPsy der Online Registrierkassenanbieter HelloCash implementiert.


Die folgende Dokumentation beschreibt, wie Sie Ihre Online Registrierkasse mit TheraPsy verbinden, was TheraPsy genau damit macht und welche Funktionalitäten angeboten werden.


Registrierkasse verwalten mit HelloCash Premium Modell

HelloCash hat verkündet, dass mit dem 1.1.2022 die Gratis-Variante von HelloCash die Schnittstelle nicht mehr inkludiert und eine bezahlte Lizenz nötig ist. Es ist nun das Premium Modell nötig.


Schritt 1 – HelloCash Konto erstellen

HelloCash Konto unter diesem Link erstellen. 


Damit das HelloCash Konto in TheraPsy verwendbar ist, muss sich dieses mindestens im Premium Kassenmodell befinden. (HelloCash Konten sind am Anfang automatisch im Demo-Modell). Das können Sie unter „Mein Konto“ → „Produkte“ → „Kassenmodelle“ machen.


Schritt 2 – HelloCash Konto in TheraPsy verlinken

In den Einstellungen in TheraPsy kann das HelloCash Konto hinzugefügt werden. Dazu muss das Einstellungsfenster geöffnet werden.

In der Rubrik „Online Registrierkasse“ muss ein API-Schlüssel des HelloCash Kontos angegeben werden. Diesen findest du in deinem Hellocash Dashboard wie folgt:

  1. Navigiere zu Registrierkasse > Einstellungen > Allgemein > helloCash API
  2. Generiere ein API Token
  3. Füge das Token im Autorisierungs-Header deiner API-Anfragen hinzu.


Im Screenshot unterhalb sind die Bereiche markiert, wo du das neue API Token finden kannst.



Sobald du diesen API-Schlüssel in TheraPsy eingefügt hast und auf "Speichern" klickst, überprüft TheraPsy ob dieser Token stimmt. Falls die Verbindung geklappt hat wird dieser Schlüssel von TheraPsy gespeichert, sodass auch in Zukunft Rechnungen erstellt werden können, ohne dass jedes Mal eine Anmeldung durchgeführt werden muss.


Sobald der API-Schlüssel hinzugefügt wurde, kann die Registrierkasse verwendet werden. HelloCash Registrierkassen können im Testmodus betrieben werden. Die entsprechende Einstellung dazu befindet sich direkt nach der Eingabe des API-Schlüssels in TheraPsy. Wenn der Testmodus aktiviert ist, werden sämtliche Änderungen in Ihrer Online Registrierkasse im Testmodus durchgeführt.


Schritt 3 – Fertig

Das HelloCash Registrierkassenkonto kann jetzt von TheraPsy verwendet werden. Welch Aktionen TheraPsy genau auf dem hinzugefügten Konto durchführt, kann im nächsten Artikel „11.2 Funktionsweise Registrierkasse in TheraPsy“ nachgelesen werden.


HelloCash Anmeldedaten ändern

Wenn die Anmeldedaten des gespeicherten HelloCash Kontos geändert wurden (z. B. Neuer API-Schlüssel generiert), muss diese Änderung auch in TheraPsy durchgeführt werden. Dazu kann einfach das gespeicherte Konto entfernt werden und direkt danach mit den neuen Anmeldedaten hinzugefügt werden.


HelloCash Konto Verknüpfung entfernen

Sollte die Verlinkung des HelloCash Kontos nicht mehr gewünscht sein, befindet sich in den Einstellungen eine entsprechende „Löschen“ Funktion, welche die Verlinkung aufhebt. Diese Aktion beendet sämtliche Interaktionen zwischen TheraPsy und der Online Registrierkasse.


Funktionsweise Registrierkasse in TheraPsy

Die Funktionsweise von Online Registrierkassen in TheraPsy geschieht großteils im Hintergrund. Es müssen gültige HelloCash Anmeldedaten in TheraPsy gespeichert sein, dass diese Aktionen funktionieren.


Zahlungsbeleg für Bareinnahmen erstellen

Wenn eine Dienstleistung per Bargeld bezahlt wird, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:


  1. Transaktion erstellen: Nach dem Hinzufügen der Session kann eine Transaktion erstellt werden. Dieser Prozess unter “4.1 Transaktion / Rechnung erstellen” beschrieben.
  2. In der Finanzabteilung die Option “Jetzt Bar bezahlt” wählen. TheraPsy fügt die erstellte Transaktion in der verknüpften Online Registrierkasse hinzu und erstellt einen Zahlungsbeleg, welcher der bezahlenden Person gegeben werden muss. Auf dem Beleg befinden sich sämtliche vom österreichischen Gesetz geforderten Informationen. Hier ist zu beachten, dass auch die Stammdaten der Online-Registrierkasse korrekt ausgefüllt werden müssen, da der Zahlungsbeleg sonst nicht korrekt ausgefüllt werden kann.
  3. Diese Transaktion bekommt die Bezahlmethode “Bar HelloCash” und ist als solches in der Finanzliste markiert.



Transaktion stornieren

Wenn eine Transaktion "Bar" bezahlt wurde, und auch auf das verknüpfte HelloCash Konto hochgeladen wurde, kann TheraPsy dieses auch auf Wunsch stornieren. Dazu muss die Transaktion einfach im Finanzsystem ausgewählt und storniert werden.