TheraPsy Hilfe Forum

Dieser Artikel beschreibt wie du in TheraPsy Rechnungen mit Passwort verschlüsseln kannst, damit du sie dann sicher per Email verschicken oder lokal abspeichern kannst.

INHALTSVERZEICHNIS

• Allgemeine Informationen
• Rechnungen lokal verschlüsseln
  • Windows:
  • Mac:
  • Windows und Mac:
  • Lokales Passwort entfernen/ändern
• Rechnung in Email verschlüsseln
  • Rechtlicher Hinweis
• Passwort-Einstellungen anpassen

Allgemeine Informationen

Nachdem eine Rechnung im Excelformat erstellt wurde, kann diese in TheraPsy ins PDF Format umgewandelt werden. Während des Konvertierens ist es möglich, die Rechnungen mit einem Passwort verschlüsseln. 

Folgende Passwortoptionen sind möglich:

Rechnungen lokal verschlüsseln

Diese Optionen der Passwort Verschlüsselung stehen für MAc un Windows gleichermaßen zur Verfügung. Si elassen isch auf etwas unterschiedlichen Wegen erreichen.

Windows:

In dem Reiter "Einnahmen" in der Finanzsektion von TheraPsy lässt sich durch Rechtsklick auf eine Transaktion folgendes Menü öffnen. In diesem Menü lassen sich die Excel Rechnungen durch auswählen der Option "Zu PDF mit Passwort konvertieren" beim Konvertieren mit Passwort verschlüsseln. Das Auswählen der Option  "Excel Rechung zu PDF konvertieren" konvertiert die Rechnung lokal ohne Passwort.

Nach der Konvertierung mit Passwort lässt sich das PDF im Bereich "Rechnung" (rechts unten am Bildschirm) öffnen.  

Mac:

Auf Mac findet sich ganz rechts unten neben den Transaktions-Details ein Button für den Zweck der Passwort-Verschlüsselung:

Windows und Mac:

Sowohl die normale als auch die anonyme Version der Rechnung sind nun mit dem Passwort verschlüsselt. Nach dem Öffnen des PDFs ist es möglich, die Rechung nun lokal auf dem Computer abzuspeichern oder zu exportieren.

Lokales Passwort entfernen/ändern

Falls man ein PDF lokal mit oder ohne Passwort erstellt hat und dies nun ändern oder entfernen möchte, muss die Rechnung erneut erstellt werden. Dafür einfach die Rechnung löschen und mit der passenden Vorlage neu generieren.

Rechnung in Email verschlüsseln

Durch Auswählen der Option  "Rechnung per Email senden" konvertiert TheraPsy die Excel Rechnung im Hintergrund, und bereitet einem Email zum Senden an die Klient*in vor. Beim ersten Auswählen frägt TheraPsy, ob die Rechnung verschlüsselt werden soll. 

Achtung: Falls die Rechnung schon lokal in ein PDF konvertiert wurde, nimmt TheraPsy dieses PDF für die Rechnung, und damit auch die Passwort Einstellung der lokal PDF Datei. 

Rechtlicher Hinweis

Um Rechnungen DSGVO konform an die Klient*innen übermitteln zu können, müssen diese angemessen geschützt sein. Wir empfehlen unseren Nutzer*innen Rechnungen, die per Email geschickt werden, mit einem Passwort zu verschlüsseln. Optimalerweise sollte dass Passwort in der Email auch nicht direkt genannt werden, damit falls ein jemand weiteres Zugang zu der Email erhält, nicht auch gleich die Rechnung aufmachen kann. Falls das Klient*innen-Geburtsdatum als Passwort gewählt wurde, reicht dies als Hinweis, da dritte das Geburtsdatum nicht direkt wissen können. Die sicherste Variante, das Passwort zu übermitteln ist, es persönlich zu sagen, allerdings kann es hier zu Missverständnissen kommen.

Passwort-Einstellungen anpassen

Beim ersten Erstellen einer PDF Datei mit Passwort, zeigt TheraPsy dieses Fenster, in dem das Passwort ausgewählt werden kann. Diese Auswahl kann darunter auch generell für alle Konvertierungen gespeichert werden.

Mac

Windows

Diese Auswahl lässt sich jederzeit in den Einstellungen unter "Finanzen" wieder anpassen.

Für E-mail Verschlüsselung und für lokale Verschlüsselung gibt es seperate Einstellungen. So ist es möglich, für beide Prozesse verschiedene Passwörter auszuwählen.

Ebenso kannst du hier den Standard E-Mail Text ändern, und einen Hinweis auf die Verschlüsselung geben.

Windows (Menü "Einstellungen")

Mac (Menü "Einstellungen")