Hier wird Schritt für Schritt erklärt, wie du das Versenden von Rechnungen in TheraPsy einrichtest und nutzt.


INHALTSVERZEICHNIS


Schritt 1 – (eventuell) Mailprogramm installieren


Für den Versand von E-Mails aus TheraPsy benötigst du ein Lokal auf deinem Computer installiertes Programm zum Senden und Empfangen von E-Mails (z.B. Outlook,Thunderbird, Mail auf Mac, ...)


Wichtig: Das Senden von E-Mails über Web-Anwendungen im Browser kann nicht direkt aus TheraPsy angesteuert werden!



Achtung: "Outlook New" ist für das Senden von E-Mails nicht geeignet, nutze bitte unbedingt "Outlook Classic"!
Nähere Informationen hier.



Schritt 2 – "Standard Mailprogramm" definieren


Das Mailprogramm, das du für TheraPsy nutzen möchtest, muss in deinem Computer als "Standard Mailprogramm" definiert werden.


Mailprogramm einrichten Windows


In Windows gehst du dazu unter "Einstellungen/Standard-Apps" und stellst sicher, dass dein gewünschtes E-Mail Programm als Standard definiert ist:



Mailprogramm einrichten Mac:

  • Öffne das Programm "Mail"
  • Gehe im Dropdown Menü oben auf Mail/Einstellungen
  • Unter "Allgemein" kannst du definieren, mit welchen Programm dein Mac Mails sendet und empfängt:



Schritt 3 – Mail aus TheraPsy erstellen


In den Finanzen in TheraPsy gehst du in die Einnahmen und markierst die Buchungszeile, deren Rechnung du per E-Mail senden willst.


Dann gehst du auf die drei Punkte in der Zeile und wählst "Per E-Mail senden":


Windows
Mac



Schritt 4 – E-Mail abschicken


Nun sollte sich in deinem Standard-Mailprogramm ein neues E-Mail öffnen, das den von dir in TheraPsy definierten Text und die Rechnung im pdf-Format enthält:


So sieht dies in MS Outlook aus.


Nun drückst du auf "Senden" und das Mail ist raus.



Alternative Möglichkeit auf Windows


Wichtig: Normalerweise musst du immer das E-Mail noch manuell versenden.


In Windows gibt es die Möglichkeit, Mails direkt von unserem Server zu versenden:


Dazu gehst du in die TheraPsy Einstellungen und schaltest diesen Schier auf "AUS".

Achtung: Die Mails werden dann von deiner TheraPsy Absenderadresse versendet.
Es kommt gelegentlich vor, dass jemand auf diese Mails antwortet, dann erhalten wir diese Antworten jedoch im Support auf die Adresse [email protected] und versuchen natürlich, diese korrekt an dich weiter zu leiten.



Schritt 5 – Mail ist als versendet markiert

Eine per E-Mail versendete Transaktion wird mit einem kleinen Briefumschlag angezeigt:



Du kannst, falls das in Einzelfällen für dich sinnvoll sein könnte, dies auch mit dem Kontextmenü der Buchung manuell ändern und eine Buchung als "versendet" oder "unversendet" markieren.


Vorausgefüllten E-Mail-Text beim Versenden ändern


In den TheraPsy Einstellungen: kannst du definieren, mit welchem Absendertext deine Mails gesendet werden sollen:

Mac


Windows


Tipp (nur Windows!): Du kannst auch deine Rechnungs-Mail direkt über einen TheraPsy Server schicken lassen. Deine hinterlegte E-Mail Adresse wird hierbei als Absender verwendet.



Passwort Verschlüsselung im E-Mail


Je nachdem, wie du inn TheraPsy bereits deine Passwortverschlüsselung eingestellt hast, erscheint vor dem Mailversand ein Fenster mit Optionen für die Verschlüsselung.
Näheres siehe unter Passwortverschlüsselung in TheraPsy.