Kartenzahlung in TheraPsy generell
Wichtig: Mit TheraPsy selbst kannst du keine Kartenzahlungen entgegen nehmen. Denn sowohl Kredit-als auch Bankomatkartenzahlungen werden in Österreich als "Barzahlung mit Karte" gewertet und unterliegen der Registrierkassenpflicht. Du brauchst zusätzlich zu TheraPsy ein Gerät, um die Karte einzulesen.
Wichtig: Der Button "Karte/Bankomat" in den Bezahl-Optionen LÖST KEINE KARTENZAHLUNG IN THERAPSY AUS!
Er dient lediglich der korrekten Verbuchung der Beträge.Du kannst die Registrierkassa Hello Cash mit TheraPsy verbinden und diese wiederum mit einem Kartenterminal wie z.B. SumUp.
Hello Cash hat übrigens bekannt gegeben (März 2024), in Kürze eine Kartenzahlung direkt über Mobiltelefone anzubieten, so dass kein weiteres externes Gerät mehr nötig ist. Wir werden euch informieren, sobald es hier Neuigkeiten gibt.
In diesem Artikel geht es darum, wie du diese Kartenzahlungen nach deren Durchführung für deine Buchhaltung korrekt in TheraPsy verbuchst.
Bitte finde im Weiteren den Fall, der für dich zutrifft und lerne, wie du Zahlungen korrekt verbuchst.
Erfolgte Kartenzahlung in TheraPsy korrekt verbuchen
Fall 1: Du benötigst aktuell keine Registrierkasse, hast aber ein Karten Zahlungs-Terminal
In diesem Fall verbuchst du in TheraPsy Zahlungen, die du mit Karte entgegen genommen hast, mit dem Button "Karte/Bankomat"
Dies kann in zwei unterschiedlichen Situationen im Programm geschehen.
Situation 1: Bezahlt markieren bei Rechnungserstellung:
Du findest direkt bei "Transaktion Erstellen" die Möglichkeiten
- Wird später bezahlt
- Jetzt Bar bezahlt
- Jetzt Karte/Bankomat
Hier wählst du "Jetzt Karte/Bankomat"
Dies sieht in Mac geringfügig anders aus, ist jedoch die selbe Funktion.
Situation 2: Bezahlt markieren nach erfolgter Rechnungserstellung
Hier kannst du wie gewohnt in den Finanzen die Transaktion anwählen, den "Edit" Knopf klicken und dann die Bezahlung eingeben. Dies sieht dann so aus:
 Mac |  Windows |
Ergebnis:
Wenn du auf diese Weise eine Karten-/Bankomat-Zahlung verbuchst, wird der Betrag zu jener Summe addiert, die dir am Dashboard anzeigt, ob du bereits in die Registrierkassenpflicht fällst, oder nicht.
Vorteil: Du hast stets im Blick, wie nahe du der Grenze für die Registrierkassa kommst.
Fall 2: Du hast ein Kartenterminal, das mit HelloCash verknüpft ist (Sumup)
Folglich wird automatisch ein Registrierkassenbeleg ausgedruckt, sobald du eine Kartenzahlung empfängst, unabhängig von TheraPsy.
Du musst also TheraPsy noch darüber informieren, dass eine Zahlung eingegangen ist und das das per Karte erfolgt ist.
In diesem Fall verbuchst du in den Finanzen nach der Erstellung der Transaktion die Zahlung als Kartenzahlung in TheraPsy. Sie wird somit unter deine Bar/Karten-Einnahmen gezählt und in der Buchhaltung als Unbar-Eingang auf dein Konto verbucht.
Oben bei Fall 1 steht beschrieben, in welchen zwei Varianten du in TheraPsy eine Bezahlung verbuchen kannst.
Wichtig: Bei Verknüpfung von Hello Cash und Sumup darfst du nach erfolgter Kartenzahlung keinesfalls "Bareinnahme" verbuchen, da sonst von TheraPsy ein weiterer Registrierkassenbeleg ausgelöst würde.
Fall 3: Du hast Hello Cash mit TheraPsy verknüpft und ein Kartenzahlungs-Terminal, das nicht mit Hello Cash verknüpft ist.
In diesem Fall musst du die Zahlung nach dem Zahlungsvorgang in TheraPsy drei Wege gehen. Du kannst die Zahlung
- als Barzahlung eingeben, wenn du damit einen Registrierkassenbeleg aus TheraPsy erzeugen willst.
Dies hat den Vorteil, dass du nicht durch die Eingabe einer Unbarzahlung die Summe der Bar&Kartenzahlungen in der Finanzübersicht verfälscht. Der Betrag ist buchhalterisch nicht 100% korrekt verbucht, was sich aber nicht auf die Steuererklärung sondern auf deine Übersicht am Konto auswirkt, die nun nicht mehr mit genau TheraPsy übereinstimmt. - als Unbarzahlung eingeben (was es de Facto ja ist, da dein Konto den Betrag erhält). Dies ist ebenfalls für die Steuer und Buchhaltung korrekt, allerdings stimmt dann die Summe nicht, mit der du in der Finanzübersicht sehen kannst, wieviel du bereits über die Registrierkassa eingenommen hast.
- als Kartenzahlung eingeben, und getrennt davon noch in der Hello Cash Oberfläche einen Beleg erzeugen.
Dies ist die korrekteste Variante, die keinerlei Unstimmigkeiten in den Summen erzeugt. Allerdings beinhaltet sie einen Arbeitsschritt mehr, da die Transaktion getrennt von der Kartenzahlung in Hello Cash und in TheraPsy verbucht werden muss.
Oben bei Fall 1 steht beschrieben, in welchen zwei Varianten du in TheraPsy eine Bezahlung verbuchen kannst.
Ist das zu kompliziert?
Weißt du nicht, welche Vorgehensweise für dich die richtige ist?
Dann schreib uns ganz einfach ein Mail an [email protected] und wir helfen dir!Mehr über Buchungen und Bezahlungen findest du hier.