Kurz: Technisch funktioniert TheraPsy mit dem neuen Outlook – das haben wir getestet. Aus Datenschutzsicht empfehlen wir das neue Outlook für die therapeutische Praxis trotzdem nicht. Beides im Detail:


1. Technisch: Honorarnoten und E-Mails mit PDF-Anhang funktionieren


TheraPsy versendet E-Mails nicht selbst, sondern erzeugt eine fertige E-Mail-Datei (Dateiendung .eml) und übergibt sie an das E-Mail-Programm, das auf deinem Computer eingestellt ist. Diese Datei öffnet sich dort als Entwurf – inklusive PDF-Anhang, etwa der Honorarnote.

Wir haben das mit TheraPsy 2.0 und dem neuen Outlook ("Outlook (neu)") getestet: Der Entwurf öffnet sich samt Anhang korrekt. Du musst die E-Mail dann nur noch selbst abschicken.


Wenn sich beim Versand kein Entwurf öffnet, liegt es in der Regel daran, dass auf dem Computer kein oder ein falsches Standardprogramm für .eml-Dateien eingestellt ist. Unter Windows: Einstellungen > Apps > Standard-Apps > nach ".eml" suchen und dein E-Mail-Programm zuweisen.
Arbeitest du noch mit der alten TheraPsy-Version? Dort kann sich der E-Mail-Versand anders verhalten, weil er technisch anders gelöst ist. Wenn es bei dir nicht wie beschrieben funktioniert, melde dich einfach bei uns.


2. Kalender: keine Verbindung zu Outlook

Der TheraPsy-Kalender lässt sich ausschließlich mit dem Google Kalender synchronisieren. Eine Anbindung an Outlook oder Microsoft 365 gibt es nicht – weder beim neuen noch beim klassischen Outlook.


3. Datenschutz: wohin deine E-Mails wandern

Das neue Outlook kann ein Postfach nicht rein lokal verwalten. Wenn du dort ein Konto eines anderen Anbieters einrichtest (GMX, A1, Gmail, iCloud, beliebige IMAP-Adresse), wird dieses Konto mit der Microsoft-Cloud synchronisiert. Microsoft beschreibt das selbst so: es wird "eine Kopie deiner E-Mails, Kalender und Kontakte zwischen deinem E-Mail-Anbieter und Microsoft-Rechenzentren" synchronisiert. Damit Microsoft das Postfach abrufen kann, müssen auch die Zugangsdaten bzw. Zugriffstoken bei Microsoft hinterlegt werden.

Für Berufsgeheimnisträger*innen – also auch für Psychotherapeut*innen mit Verschwiegenheitspflicht – ist das aus unserer Sicht in mehrfacher Hinsicht heikel:

  • Zusätzliche Datenverarbeitung: Die E-Mails liegen nicht nur beim eigenen Mailanbieter, sondern zusätzlich als Kopie bei Microsoft – auch dann, wenn du sonst nichts von Microsoft nutzt. Gerade E-Mails mit Klient*innen können Gesundheitsdaten enthalten (Art. 9 DSGVO), die besonders geschützt sind.
  • Keine Auftragsverarbeitung bei privaten Konten: Bei einem privaten Microsoft-Konto gilt der Microsoft-Servicevertrag. Microsoft handelt dabei nicht als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO, das heißt: Du hast keinen Vertrag, der die Verarbeitung in deinem Auftrag und in deinem Sinne regelt. Anders ist das bei einem geschäftlichen Microsoft-365-Konto – dort gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
  • Speicherort: Microsoft hat seine "EU-Datengrenze" 2025 fertiggestellt, sie betrifft aber die geschäftlichen Cloud-Dienste. Für private Konten ist eine Speicherung ausschließlich in der EU nicht zugesichert.
  • Wenig Kontrolle: Der Umfang der Synchronisierung lässt sich nicht sinnvoll einschränken – entweder das Konto wird synchronisiert, oder du kannst es im neuen Outlook nicht nutzen.


Ob die Nutzung im Einzelfall zulässig ist, kann und darf TheraPsy nicht beurteilen – das ist eine Frage, die du mit deiner Datenschutzberatung oder deinem Berufsverband klären solltest. Unsere Empfehlung lautet: im therapeutischen Kontext auf ein Programm setzen, das E-Mails nur lokal am eigenen Computer speichert.


Welche Alternativen gibt es?

Wenn du aus diesen Gründen wechseln möchtest: Mit allen drei folgenden Programmen funktioniert der Versand aus TheraPsy ebenfalls.

Outlook Classic (das klassische Outlook)

Speichert E-Mails lokal am Computer (bei IMAP/POP-Konten in einer PST-Datei). Microsoft hat angekündigt, das klassische Outlook mindestens bis 2029 weiter zu unterstützen – es ist also derzeit keine Notlösung mit Ablaufdatum in Kürze. Wenn bei dir schon das neue Outlook läuft, kannst du meist oben rechts über den Schalter "Neues Outlook" zurückwechseln.

Beachte: Outlook 2016 und 2019 erhalten seit Oktober 2025 keine Updates mehr – diese Versionen sollte man nicht weiterverwenden.

Thunderbird (unsere Empfehlung)

Kostenloses E-Mail-Programm von MZLA Technologies, einer Tochter der Mozilla Foundation (also aus demselben Haus wie Firefox). Thunderbird speichert die E-Mails lokal am eigenen Computer, es gibt keine zwischengeschaltete Cloud und keine Weitergabe der Postfachdaten an Dritte. Wir haben damit gute Erfahrungen gemacht.

eM Client (von einer Nutzerin berichtet, von uns nicht getestet)

Eine Kundin arbeitet damit und ist zufrieden. Ihr Hinweis: man müsse bei der Einrichtung selbst darauf achten und eine Cloud-Anbindung aktiv ablehnen. Wir können das nicht aus eigener Erfahrung bestätigen, geben es aber als Information weiter.


Noch Fragen?

Schreib uns unter kontakt@therapsy.at – wir schauen uns deine Einrichtung gerne an.